Son yıllarda pek çok sektörün yönünü belirleyen dijitalleşme, proje yönetiminde de giderek daha yaygın bir biçimde yer almaktadır. Özellikle dijital proje yönetim araçlarının sunmuş olduğu, daha büyük projeleri daha basit şekilde yönetebilme olanağı bu araçların kullanımının daha fazla işletme tarafından benimsenmesine neden olmaktadır. Proje yönetim yazılımı ya da dijital proje yönetim aracı biçiminde adlandırılan bu yenilikçi uygulamalar, kullanıldıkları her sektöre artı değer katmaktadır. Neden proje yönetimi yazılımı kullanılmalı yazımızda bunu detaylı bir şekilde açıklayacağız.
Daha Şeffaf Proje Yönetimi
Şeffaflık hem işletmenin tüm faaliyetlerinde hem de proje yönetiminde önem arz eden bir husustur. Geleneksel proje yönetim araçlarında genellikle kâğıt kalem ya da normal bilgisayarlar kullanıldığı için yeteri kadar şeffaflıktan söz etmek mümkün değildir. Proje yönetim yazılımları ise bu durumu tersine çevirmekte ve projenin tüm paydaşlarının yönetim faaliyetlerini açıkça görebilmesini sağlamaktadır. Proje yönetim yazılımlarının sunmuş olduğu bu şeffaflık, işletmelerin güvenilirlik düzeylerinin artmasına da katkı sağlamaktadır.
Esneklik
Proje yönetim yazılımlarının en büyük avantajlarından biri de esnek olmalarıdır. Geleneksel proje yönetiminde, proje bir kez hazırlandıktan sonra değişim yapabilmek oldukça zordur. Geleneksel araçların değiştirilme imkanının olmaması ya da bunun yüksek maliyet gerektirmesi, projelerde değişiklik yapılmasını imkânsız kılmaktadır. Buna karşın dijital proje yönetim yazılımları, her an istenilen değişikliklerin yapılabilmesine olanak tanıyan bir yapıya sahiptir. Bilgisayar üzerinden yapılacak birkaç basit işlem sayesinde, istenilen her anda değişiklik yapabilmek mümkündür.
Daha İsabetli Tahminleme Yapabilme Olanağı
Bir projenin başarı ile tamamlanması açısından planlamanın rolü büyüktür. Ancak planlamanın rasyonel biçimde yapılması da aynı oranda dikkate alınması gereken bir husustur. Özellikle maliyet ve zaman planlaması yapılırken hata payının yüksek olması, projenin zararla tamamlanmasına ya da rafa kaldırılmasına neden olabilmektedir. Dijital proje yönetim araçları, rasyonel verileri kullanarak zaman ve maliyet açısından en isabetli tahminleri yapabilmekte ve projenin gerçekliğini ortaya koyabilmektedir. Ayrıca risklerin eksiksiz olarak tespit edilerek takibe alınması konusunda da proje yönetim yazılımları önemli bir yere sahiptir.
Proje Süreçlerini Sürekli Takip Edebilme
Projenin planlanması kadar önemli olan bir diğer nokta da plana uygun bir şekilde projenin yönetilmesidir. Ancak büyük ölçekli projeler söz konusu olduğu zaman süreçlerin takip edilmesi daha zor hale gelmektedir. Dijital proje yönetim yazılımları, tek bir noktadan projenin tüm süreçlerini takip edebilmeyi mümkün kılmaktadır. Proje ekiplerinin tamamının entegre edildiği bu sistem, anlık olarak projenin durumunu takip edebilmeyi ve gerekli durumlarda müdahale edebilmeyi sağlamaktadır. Bu olanak bütçenin doğru kullanımının takip edilmesi ve işlerin zamanında yapılmasının temin edilmesi gibi bazı önemli yararlar da sunmaktadır.
Zamandan ve Mekândan Bağımsız Olma
Proje yönetim yazılımlarının kullanılmasını avantaj haline getiren durumlardan biri de zaman ve ortam bağımlılığını ortadan kaldırmasıdır. Geleneksel proje yönetiminde, yönetici ile yönetim ekibinin daima iş alanında olması ve takip etmesi gereklidir. Oysa yazılımlar bu gerekliliği önemli ölçüde ortadan kaldırmaktadır. Bu yazılımlar sayesinde proje yöneticileri internet olan herhangi bir ortamdan kolaylıkla proje yönetim süreçlerine dahil olabilmektedir. Bu sayede yöneticiler daha farklı işlere de zaman ayırabilmekte ve işletmeyi geliştirebilmek adına daha verimli hale gelebilmektedir.
İletişimi Güçlendirme
Geleneksel proje yönetim araçlarının en zayıf yönlerinden biri, proje yönetim ekibinde etkili iletişim sağlayamamasıdır. Genelde hiyerarşik olarak yapılanan ve tek yönlü bilgi akışı biçiminde gerçekleşen bu iletişim, ekip içi kopukluklara neden olmaktadır. Dijital proje yönetim araçları ise çok yönlü iletişimi mümkün kılan araçlar sunmaktadır. Herkesin birbiri ile iletişime geçebildiği bu iletişim modelleri sayesinde fikir paylaşımının olanaklarından yararlanılabilmektedir.
İlginizi çekebilir; Proje Yönetimi ile Şirket Kültürü Oluşturma
Müşteriyi Yönetim Sürecine Dahil Etme
Dijital proje yönetim yazılımları, müşteriyi de yönetim sürecine dahil etmek gibi bir olanak tanımaktadır. Proje yönetim sürecine müşterilerin dahil edilmesi hem önemli bir şeffaflık belirtisidir hem de müşteriler açısından cezbedici bir durumdur. Projenin içinde aktif olarak yer aldığının bilincinde olan ve görüşlerine başvurulan müşteriler, kendilerini değerli hissederek şirkete dair yüksek bağlılık duyacaktır. Ayrıca müşterinin projeyi sürekli takip etmesi, istediği zaman değişiklik talep etmesine de imkan tanımaktadır. Proje yönetim yazılımları, projede atılan adımların sonuçlarının hemen görülmesi ve taraflar ile paylaşılması kolaylığı sayesinde, daima dinamik tutulabilmektedir.
Sonuç olarak, neden proje yönetimi yazılımı kullanılmalı yazımızla proje yönetimi yazılımlarının işlerinizde sağladığı kolaylıkları sizin için listeledik. Yerli proje yönetimi yazılımı olan Timezeta ile işlerinizi düzene sokabilir ve çalışan performansından proje süreçlerini sürekli her yerden takip edebilme imkanından bireysel olarak da ekibinizle de yararlanabilirsiniz. Ücretsiz denemek için: Timezeta