Projeler; yeni bir ürün üretmek, var olan bir ürünü güncellemek ve daha gelişmiş sürümlerini ortaya koymak ya da toplumda var olan bir ihtiyacı karşılamak amacıyla geliştirilen ve belirli bir plana bağlı olarak yürütülen iş süreçlerinin toplamını ifade etmektedir. Projelerin belirli bir plana bağlı olması, istenilen sonuca ulaşılabilmesi bakımından büyük önem taşımaktadır. Bu yüzden de en küçük projelerde bile detaylı bir planlama yapılmalı ve tüm proje boyunca bu plana özenle uyulmalıdır. Proje yönetimi olarak adlandırılan bu durum, birbirini takip eden farklı işlerin planlanması ve planlandığı sıra ile yapılmasını ifade etmektedir. Proje gereksinim listesi oluşturma da proje yönetiminin bir parçasıdır. Proje gereksinim listesinin oluşturulması, projeden elde edilmek istenilen sonucun belirlenmesidir.
Gereksinim Listesi Oluşturma Aşamaları
Başarıya ulaşması istenilen her proje için gereksinim listesi hazırlanmalıdır. Gereksinim listesi oluşturma, genel olarak iki aşamadan oluşmaktadır. Bunlardan ilki, gereksinimlerin neler olduğunun tespit edilmesidir. Ancak bu tespit etme işlemi, uzmanlık gerektiren bir durumdur. Bu yüzden de proje yönetim ekibinin istişare halinde olmaları ve gereksinimlerin eksiksiz bir şekilde belirlenmesi lazımdır. Bu noktada yapılacak bir yanlış ya da atlanacak bir gereksinim, projenin sonraki aşamalarında da sorunların ortaya çıkmasına yol açabilmektedir. İkinci aşama ise belirlenen gereksinimlerin önem sırasına göre sıralanmasıdır. Bir projede tüm işlerin aynı anda yapılabilmesi söz konusu değildir. Bu yüzden de bir öncelik sırası yapılmalı ve gereksinimlerden hangisinin daha önemli olduğu belirlenmelidir. Öncelik sırası belirleme işleminde de ortak bir akılla karar verilmeli ve daha önemsiz olan işlemlerin, önemlilerin önüne geçmesi engellenmelidir.
Gereksinimlerin Anlaşılır Hale Getirilmesi
Gereksinimlerin belirlenerek listelenmesi ve listelenen gereksinimlerin önem sırasına göre dizilmesi yeterli değildir. Gereksinim listesi, proje içerisinde yer alan herkesin anlayabileceği düzeye indirgenmelidir. Diğer bir ifadeyle, bireylerin projenin gereksinimlerine göre hareket edebilmesi için, bu gereksinimleri anlayabilmesi gereklidir. Bu yüzden de ekip içerisinde eğitim ya da algı seviyesi en düşük çalışanların bile anlayabileceği kadar basit bir düzeyde anlatılmalıdır. Bunun için öncelikle gereksinimler iş, kullanıcı, fonksiyonel, fonksiyonel olmayan ve sistem gereksinimleri olmak üzere kategorilere ayrılmalıdır. Görselleştirme, gereksinimlerin daha iyi anlaşılabilmesi açısından en etkili yöntemlerden biridir. Bu yüzden de akış diyagramları oluşturulmalı ve akılda kalıcı görseller ile gereksinim listeleri aktarılmalıdır. Tüm bunlara rağmen, proje ekibinin anlamadığı noktalar, uzmanlar tarafından detaylı olarak anlatılmalıdır. Gereksinimlerin anlaşılır hale getirilmesi, projenin daha kolay tamamlanması açısından önemlidir.
Bu noktada paydaş analizinin yapılması ve projenin paydaşlarına da söz hakkı verilmesi gereklidir. Paydaşlardan kasıt yalnızca proje ekibinde yer alan bireyler değil, aynı zamanda projenin muhatabı olan müşterilerdir. Tüm paydaşların görüşleri alındığında, daha etkili bir gereksinim listesi hazırlamak mümkün hale gelmektedir.
Dijital Proje Yönetim Araçları ile Gereksinim Listesi Hazırlama
Proje yönetimi hususunda sağladığı kolaylıklar, dijital proje yönetim araçlarının her geçen gün daha yaygın hale gelmesine neden olmaktadır. Proje gereksinim listelerinin hazırlanması hususunda da bu araçlara başvurmak mümkündür. Projenin gereksinimlerini sistematik biçimde kaydetmek ve sonrasında bunları önem düzeyine göre sıralamak dijital proje yönetim araçları ile mümkündür. Üstelik hazırlanan listelerin takip edilmesi ve karşılanan gereksinimlerin listeden çıkarılması adına da bu araçlar büyük bir rol üstlenmektedir. Projede yer alan tüm paydaşların erişimine açık olması ve sunduğu görsel olanaklar sayesinde proje gereksinimlerini herkesin anlayabileceği düzeye indirgemesi de bu araçları cazip hale getiren fonksiyonlar arasında yer almaktadır
Sonuç olarak, proje gereksinim listesinin hazırlanması da proje yönetiminin bir parçasıdır. Proje gereksinim listesi oluşturma, projeden elde edilmek istenilen sonucun belirlenmesidir. İhtiyaçların tespiti ve ihmal edilmemesi proje ilerleyişinde büyük önemi arz etmektedir. Timezeta ile projeleriniz ve işleriniz için gereksinim listesi hazırlayabilir ve bunu tüm ekibinizle eş zamanlı paylaşabilirsiniz.
Ücretsiz denemek için: Timezeta