Projeler, belirli kurumsal amaçlara ulaşmak için ortaya atılan eylem planlarıdır. Kimi zaman yeni bir ürün ya da hizmetin ortaya çıkarılması için kimi zaman da toplumsal veya sektör bazlı bir soruna çözüm bulabilmek için başlatılan projelerin başarıya ulaşabilmelerinin yolu, iyi bir yönetim sürecinden geçmektedir. Proje yönetimi söz konusu olduğunda en önemli kişi ise proje yöneticisidir. Proje yöneticisi kimdir sorusuna gelecek olursak; İngilizce project manager olarak da adlandırılan proje yöneticisi bir projeyi başından sonuna kadar yöneten, proje ekibini koordine eden kişidir. Ancak proje yöneticisi olmak, sanıldığı kadar kolay bir şey de değildir. Özellikle büyük ve kurumsal firmalarda görev alacak proje yöneticilerinden pek çok niteliğe sahip olmaları beklenmektedir. 

Proje Yöneticisinin Başlıca Görevleri

projeyoneticisineisyapar

Çalışmış oldukları kurumlara göre değişiklik gösterse de proje yöneticilerinin görevleri büyük ölçüde aynıdır. Bir proje yöneticisinin yerine getirmesi gereken görevleri şu şekilde sıralamak mümkündür:

Proje Sunumunun Hazırlanması

projeyoneticisineisyapar

Proje yöneticisinin öncelikli görevlerinden biri, projenin hem ekibe hem de kurum içerisindeki yöneticilere ve ilgili çalışanlara tanıtılmasıdır. Bunun için de etkili sunumlar hazırlanması gereklidir. Proje fikrinin onaylanmasının ardından proje yöneticisi proje planını hazırlamak ve sunmakla yükümlüdür. 

Proje Ekibinin Oluşturulması

projeyoneticisineisyapar

Proje yöneticisi, bir proje ekibinin başındaki kişidir. Proje yönetimi konusunda ekip uyumluluğu büyük önem taşıdığından dolayı, yöneticinin çalışacağı ekibi kendisinin belirlemesi daha avantajlıdır. Her ne kadar bazı kurumlarda önce ekip oluşturulup sonradan başına yönetici atansa da bu pek tavsiye edilen bir yöntem değildir. Proje yöneticisinin gözlemleri neticesinde kendi ekibini oluşturması, daha uyumlu bir süreç yönetimi açısından önem arz etmektedir. 

Proje Değerlendirme Toplantılarının Düzenlenmesi

projeyoneticisineisyapar

Proje yönetim sürecinde gelinen noktanın tespit edilebilmesi ve hedeflerden ne kadar sapıldığının ya da ne kadar başarı elde edildiğinin belirlenmesi için değerlendirme toplantıları yapılmaktadır. Bu toplantıların organize edilmesi ve yönetilmesi hususunda da esas sorumluluk proje yöneticisine aittir. 

Ekip İçi Koordinasyon

projeyoneticisineisyapar

Proje ekibinin tüm unsurları, daima birbirleri ile iletişim halinde olamayabilir. Özellikle geniş kapsamlı projelerde bu durum sıklıkla yaşanabilmektedir. Bu durumda proje yöneticisi, ekip içindeki koordinasyonu sağlama ve iletişim kesikliğinin önüne geçmekle yükümlüdür. Proje yönetiminde başarının öncelikli koşullarından biri, ekip içi iletişimin yüksek olmasıdır. 

Zaman Yönetiminin Yapılması

Projelerin başarılı olarak kabul edilebilmeleri için belirli bir zaman dilimi içerisinde tamamlanmaları gerekmektedir. Bu husus genellikle daha proje başlamadan önce, planlama aşamasında belirlenmektedir. Proje yöneticisi ise planlama sürecinde belirlenen zamana uyumlu hareket edilmesini sağlamakla görevlidir. Bu doğrultuda hangi zaman dilimi içerisinde hangi işin yapılacağının belirlenmesi ve bunların ilgili kişilere bildirilmesi gerekmektedir. 

Performans Kontrollerinin Yapılması

projeyoneticisineisyapar

İster proje yöneticisinin kendisi belirlemiş olsun isterse de kurumun kendisi oluşturmuş olsun, proje ekiplerinde zaman zaman düşük performanslı çalışanlar ortaya çıkabilmektedir. Proje yönetiminde her işlev bir diğerini etkilediği için, proje ekibinde düşük performanslı birinin olması projenin genelinin verimsizleşmesi anlamına gelmektedir. Bu durumun önüne geçebilmek için proje yöneticisi belirli zaman dilimlerinde performans testleri ve kontrolleri yapmalı, ekibin daima dinamik halde olduğundan emin olmalıdır. 

Bütçe Yönetiminin Yapılması

Projeler bütçe açısından da belirli kısıtlamalara tabidir. Tıpkı zaman planlamasında olduğu gibi, bütçe planlaması da proje daha başlamadan önce yapılmaktadır. Daha önceden belirlenmiş olan bütçenin dışına çıkılmaması için giderleri kontrol altında tutmak da proje yöneticisinin öncelikli görevleri arasında yer almaktadır. 

İyi Bir Proje Yöneticisinde Olması Gereken Nitelikler

projeyoneticisineisyapar

Belirlenen tüm bu işlevlerin yerine getirilebilmesi için proje yöneticilerinde bazı niteliklerin bulunması gereklidir. Bu nitelikler proje yöneticisini proje ekibindeki diğer bireylerden ayıran temel noktadır. İyi bir proje yöneticisi mutlaka planlama ve organizasyon yeteneğine sahip olmalıdır. Zira projelerin sürdürülebilir olması açısından bu vazgeçilmez bir özelliktir. Buna ek olarak esneklik ve çözüm odaklılık da proje yöneticilerinde bulunması gereken bir diğer niteliktir. Projenin planlandığı gibi gitmediği ve istenmeyen durumların ortaya çıktığı anlarda proje yöneticisi iyi manevralar yapabilmelidir. Aksi halde projenin başarısızlık ile sonuçlanması söz konusudur. 

projeyoneticisineisyapar

Proje yöneticileri açısından büyük önem taşıyan bir diğer özellik ise etkili iletişim yeteneğidir. Proje ekibinin tamamıyla sorunsuz bir şekilde iletişim kurabilen ve modern iletişim araçlarından maksimum düzeyde yararlanabilen bir yönetici, projenin başarısı açısından bir gerekliliktir. Bunlara ek olarak bir proje yöneticisinin müşteri odaklı olması, özgüveninin yüksek olması, şeffaf olması gibi bir dizi özelliği de taşıması beklenmektedir. 

“Proje yöneticisi kimdir ne iş yapar?” adlı bu yazımızda proje yoneticisinin vasıflarına değinmeye çalıştık. İşlerinizi daha kolay bir şekilde düzene koymak ve takip edebilmek için Timezeta‘ya yetki verebilir ve sürecinizi tüm aşamalarıyla görüntüleyebilirsiniz. Timezeta ile tanışmak ve ücretsiz deneyimlemek için Timezeta linkinden kolayca kayıt olabilirsiniz.

İlginizi çekebilir; Proje yönetiminde başarısızlık nedenleri