Proje Yönetim Aracı Edinmek İçin 5 Sebep

Proje yönetimi bir projenin istenilen şekilde sonuçlanmasını temin etmek amacıyla zorunluluk denilebilecek düzeyde öneme sahiptir. Bilgisayar ve internet teknolojilerinde meydana gelen gelişmeler, hayatın her alanında olduğu gibi proje yönetimde de birtakım değişiklikler yaratmıştır. Proje yönetim araçları da bu değişikliklerin bir neticesi olarak ortaya çıkmıştır. Proje yöneticileri de bu değişikliklere kısa süre içerisinde adapte olmayı başarmış ve proje yönetim aracı olarak tanımlanan araçlardan yararlandığı için, dijital proje yöneticisi kavramı ortaya çıkmıştır. Geleneksel proje yönetimine kıyasla büyük avantajlar sağlayan bu araçları tercih etmek için birden fazla neden bulunmaktadır. 

Proje Yönetim Aracı Edinmek İçin Gerekli Sebepler

Daha Etkin Proje Takibi

Proje yönetim araçlarının sunmuş olduğu en büyük avantajlardan biri, projenin daha etkin bir şekilde takibinin yapılabilmesine olanak tanımasıdır. Geleneksel proje takip yöntemleri kullanılırken, projeye dair bilgilerin depolanması ve depolanan bilgilerin değerlendirilerek hangi aşamada olunduğunun belirlenmesi oldukça zordur. Bu işlem için bile zaman zaman birkaç kişiye gereksinim duyulabilmektedir. Proje yönetim araçları ise tek bir kişi tarafından, projeye dair bütün takibat işlemlerinin sorunsuz bir şekilde yapılabilmesini sağlamaktadır. Genellikle dijital proje yöneticisi tarafından kullanılan bu araçlar, projelerin daha kısa sürede ve daha düşük maliyet ile tamamlanmasına da kapı aralamaktadır. 

Performans Değerlendirme 

Projenin gidişatının ölçümlenmesi ve proje ekibinde yer alan bireylerin performanslarının tespit edilebilmesi adına da proje yönetim araçlarını sunmuş olduğu olanaklar büyüktür. Herkese ayrı bir görev tanımının yapıldığı ve bu görevi yerine getirmeleri için zaman tanındığı projelerde, herkesin üzerine düşen görevi yapıp yapmadığını kontrol altında tutmak gerekmektedir. Ayrıca verilen görevin zamanında tamamlanmış olması da önem arz etmektedir. Küçük çaplı projelerde bunu geleneksel yöntemlerle takip etmek kolay olsa da daha büyük ve çok sayıda kişinin dahil olduğu projelerde aynı imkândan söz etmek mümkün değildir. Proje yönetim araçları ise projenin büyüklüğü ne olursa olsun, ekipteki bireylerin performanslarının hızlı bir şekilde değerlendirilmesine yardımcı olmaktadır. Bu da proje yönetimi esnasında, bireylerden kaynaklı ortaya çıkması muhtemel sorunların daha hızlı çözülebilmesi ya da görevini çok iyi yapan bireylerin ödüllendirilerek daha fazla motive edilebilmesi gibi yararlar sağlamaktadır. 

Kolay İletişim Kurma

Proje yönetim araçları kolay iletişim kurabilme gibi bir olanağı da proje yöneticileri ve proje ekibine sunmaktadır. Bir projenin istenilen hedefe ulaşabilmesi açısından, proje ekibi arasında hızlı ve etkin iletişim kurmak büyük önem taşımaktadır. Ancak geleneksel proje yönetiminde kullanılan mail gibi klasik araçlar, iletişim hızını yavaşlatmaktadır. Bununla birlikte maillerin arada kaybolması ya da geç görülmesi gibi durumlar da projenin ilerleyişinde aksaklıkların meydana gelmesine neden olabilmektedir. Proje yönetim araçlarının sağlamış olduğu iletişim olanakları ise anlık ve daha etkindir. Tanımlanan her projenin altında, tanımlanan kişilerin tek bir platform üzerinden anlık iletişim kurabilmelerine olanak tanıyan bu araçlar, projelerde iletişim sorununu ortadan kaldırmaktadır. 

Sınırsız Erişim

Proje yönetim araçlarını geleneksel proje yönetim biçimlerinden ayıran belki de en önemli hususlardan biri her zaman ve her yerde erişim olanağının bulunmasıdır. Büyük ölçüde basit bir ara yüze sahip olan proje yönetim araçlarıinternet ve bilgisayar teknolojilerinin sağlamış olduğu olanaklardan da yararlanarak, ortak mekân engelini ortadan kaldırmaktadır. Proje yöneticisi ve proje ekibi istedikleri her anda bu araçlara erişerek projeye dair çalışmalarını rahatlıkla yürütebilmektedir. Bu durum, projenin daha dinamik bir hale gelmesini ifade etmektedir. 

Ilginizi çekebilir: Dijital proje yöneticisi kimdir?

Riskleri Kontrol Etme

Bir projenin belirlenen süre ve ayrılan bütçe ile başarıya ulaşabilmesi açısından, meydana gelmesi muhtemel tüm risklerin tespit edilmesi ve kontrol altına alınması gerekmektedir. Hem geleneksel proje yönetimi hem de dijital proje yönetimi riskleri minimize etmenin üzerinde fazlasıyla durmaktadır. Ancak proje yönetim araçlarında bu riskleri takip edebilmek açısından daha çeşitli olanaklar bulunmaktadır. Bu araçların sunmuş olduğu olanaklar, tespit edilen risklerin kayıt altına alınmasına ve bu risklerin gerçekleşme ihtimalinin anlık olarak takip edilebilmesine imkân tanımaktadır. Özellikle projenin planlanan bütçeyi aşmaması ve ek giderler yaratarak, elde edilecek kazanımların azaltılmaması açısından bu araçlar ile detaylı bir takip yapabilme olanağı vardır. 

Bu yazımızda sizlere yararlı olabilmesi adına proje yönetimi araçlarının size ve işletmenize olacak yararlarından bahsettik. Timezeta olarak size projenizin her adımında projenizin en İnce detaylarına kadar listeleme ve arşivleme yaparak küçük detaylarla sizi uğraştırmadan size sadece işinize odaklanma fırsatı sunuyoruz. Siz işinize odaklanın geri kalan her şeyle Timezeta ilgilenir.

Timezeta ile tanışmak ve ücretsiz deneyimlemek için Timezeta linkinden kolayca kayıt olabilirsiniz.

Ayrıca ilginizi çekebilir; Proje uygulama