Profesyonel iş yaşamının ayrılmaz bir parçası olan projelerin başarıya ulaşabilmesi açısından, planlı bir yürütme faaliyeti neredeyse zorunluluktur. En basit anlamıyla proje yönetimi ulaşılmak istenilen bir hedef doğrultusunda zamanın, maddi imkanların, iş gücünün ve diğer tamamlayıcı unsurların koordine edilmesidir. Bu koordinasyon sürecinde herhangi bir hususun atlanması durumunda, projenin başarısızlığa uğraması kaçınılmazdır. Özellikle iş dünyasında küreselleşme süreci ile birlikte rekabetin daha keskin hale gelmiş olması, proje yönetimi işlevinin profesyonel bir nitelik kazanmasına yol açmıştır. Bu doğrultuda, rekabette avantajlı bir konum elde edebilmek ve bu konumu sağlamlaştırabilmek adına yürütülen projelerin uzman kişiler tarafından tasarlanması ve uygulanması önem arz etmektedir.
Proje yönetiminin işletmelere sağlamış olduğu en büyük yarar, başta maddi kaynaklar olmak üzere sahip olunan kaynakların verimsiz kullanımının önüne geçmesidir. Bununla birlikte toplam işletme kalitesinde artış, kârın maksimize edilmesi, olası risklere karşı hazırlıklı olunması gibi birtakım ek faydalardan söz etmek de mümkündür.
Proje Nedir?
Günlük hayatta yaygın bir biçimde kullanılan proje kelimesi, iş hayatında daha profesyonel bir terim anlamına sahiptir. Proje nedir sorusuna verilebilecek en basit yanıt; sınırlı miktarda kaynak kullanılarak, belirli bir zaman dilimi içerisinde önceden planlanmış bir hedefe ulaşabilmek maksadıyla gerçekleştirilen tek seferlik çalışma olduğudur. Ancak proje kavramını tanımlarken dikkatli olmak gerekmektedir. Zira iş hayatında da gündelik bazı görevler ya da sıradan işler proje olarak adlandırılabilmektedir.
Bir faaliyetinin proje olarak nitelendirilebilmesi için; belirli bir hedefinin olması, zaman kısıtlamasının bulunması, projeyi yönetecek ekip içerisinde farklı disiplinlerden kişilerin bulunması, projenin uygulanması için ayrı bir kaynağın ayrılmış olması gibi hususların varlığı zorunludur.
Aynı anlama gelmemelerine karşın proje ile operasyon kelimeleri birbirleri ile karıştırılmakta ve zaman zaman da birbirlerinin yerine kullanılabilmektedir. Oysa operasyon olarak adlandırılan faaliyetin başı ve sonu yoktur. Daha önce bir defa tasarlanan ve sürekli olarak tekrar eden, işletme varlığını devam ettirdiği sürece de devamlılığını koruyacak olan faaliyetler operasyon kavramına dahildir. Bu ayrımı basit bir örnek ile açıklamak gerekirse, daha önce olmayan bir ürünü var etmeyi tasarlamak ya da var olan bir ürünün niteliklerini artırmak için geliştirmek projedir. O ürünün kabul gördükten sonra sürekli olarak üretiminin yapılması ise operasyondur.
Proje Yönetiminin Süreçleri
İşletmelerin kısa, orta ve uzun vadede ulaşmak istedikleri bazı amaçlar vardır. Bu amaçlara ulaşmada itici güç oluşturması adına projeler geliştirilmektedir. Bir projenin başarılı ile hayata geçirilebilmesi, iyi bir proje yönetimi gerektirmektedir.
Bir projenin sorunsuz bir şekilde tamamlanabilmesi için, proje yönetiminin süreçleri olarak adlandırılan bir dizi sürecin takip edilmesi gerekmektedir. Bunları şu şekilde sıralamak mümkündür:
- Projeyi Başlatmak: Başarılı bir proje yönetim sürecinin ilk aşaması, projenin başlatılmasıdır. Bu aşamada projenin hedeflerinin ne olduğunun açık bir şekilde belirlenmesi, projeyi yönetmeye aday olacak kişiler arasından proje yöneticisinin seçilmesi, projenin tamamlanması için gerekli olan bütçenin hesaplanması gibi önemli hususların üzerinde durulmalıdır. Ayrıca bu aşamada projenin tamamlanması için ne kadar zamana ihtiyaç duyulduğunun tespit edilmesi ve görev dağılımı tablolarının oluşturulması da gereklidir.
- Projenin Planlanması: Proje yönetiminde istenilen sonuçlara ulaşabilmek adına takip edilmesi gereken aşamalardan ikincisi, projenin planlanmasıdır. Bu aşamada projenin resmi olarak izinlerinin alınması gereklidir. Ayrıca proje sonrasında ortaya çıkacak ürünlerin neler olduğunu tanımlamak, zaman ve maliyet konusunda rasyonel verilerden yararlanarak tahminde bulunmak, projenin yürütülmesi esnasında meydana gelmesi muhtemel riskleri belirleyerek bunlara karşı alınabilecek önlemler geliştirmek de planlama aşamasında yerine getirilmesi gereken görevler arasındadır.
- Projenin Yürütülmesi: Proje yönetimi konusunda belki en önemli aşama, projenin yürütülmesidir. Yürütme aşamasında, belirlenen hedeflere ulaşabilmek adına elde bulunan tüm kaynakların en verimli şekilde koordine edilmesi gereklidir.
- Projenin Kontrolü: Kontrol aşamasında, proje yürütülürken atılan adımların, hedefe ulaşma konusunda ne kadar isabetli olduğuna dair analizler yapılmalıdır. Ayrıca projede mevcut konum ile ulaşılması gereken hedef arasında ne kadar mesafe olduğunun tespit edilmesi ve gidişatın değerlendirilmesi de bu aşamanın konusudur.
- Projenin Kapanışı: Kapanış aşaması, bir projenin nihayete erdiği son aşamadır. Burada resmi olarak projenin sonlandırılması için gerekli olan prosedürler yerine getirilmelidir. Ayrıca projenin başında belirlenen amaca ne ölçüde ulaşıldığının incelenebilmesi adına detaylı bir rapor hazırlanmalıdır.
Bu yazımızda proje yönetimine dair temel konuları ele alarak sizlere aktarmaya çalıştık. Timezeta olarak projelerinizin yönetimi konusunda her zaman yanınızdayız. Daha detaylı bilgi için web sitemiz www.timezeta.com ‘u ziyaret edebilir; siz de projelerinizi Timezeta’ya tanımlayabilirsiniz.
Timezeta ile tanışmak ve ücretsiz deneyimlemek için Timezeta linkinden kolayca kayıt olabilirsiniz.
İlginizi çekebilir; Proje yönetimi başlangıcı