Proje yönetimi, bir projenin başarı ile sonuçlanabilmesi adına yürütülen bir süreçtir. Proje yönetiminin bir süreç olarak tanımlanmasının temelinde, birbiri ile bağlantılı faktörlerden oluşması yer almaktadır. Projelerin başarısızlık ile sonuçlanması, işletmeler açısından hem maddi kayıpların meydana gelmesine hem de itibar kaybı yaşanmasına neden olmaktadır. Bu yüzden de proje henüz başlanmadan önce detaylı bir planlama yapılmalı ve Proje yönetimi planlama sürecinde dikkat edilmesi gerekenler belirlenmelidir. Proje yönetimi planlama sürecinde dikkat edilmesi gerekenleri sizin için derledik.

Doğru Risk Analizi

projeplanlama

Proje yönetiminde risk analizi, dikkat edilmesi gereken hususların başında yer almaktadır. Bir projeye dair her ne kadar planlama yapılsa da bazen istenmeyen ya da hesapta olmayan durumların ortaya çıkması kaçınılmazdır. Projeleri sekteye uğratma ihtimali bulunan riskleri tahmin edilebilir olanlar ve ansızın ortaya çıkanlar olmak üzere ikili bir değerlendirme ile ele almak gereklidir. Tahmin edilebilir risklerin meydana gelmesi durumunda alınacak tedbirlerin neler olacağı ve kriz durumlarında nasıl hareket edileceği önceden belirlenmelidir. Bu aşamada gözden kaçırıla bazı risklerin ortaya çıkması, projenin tamamlanması açısından büyük problemlerin ortaya çıkmasına neden olabilmektedir. 

Maliyet Hesaplama

projeplanlama

İşletmeler, projeler için belirli miktarda bütçe ayırmaktadır. Ayrılan bütçenin aşılması, projenin zarar ile sonuçlanmasına ya da yapılan tüm maliyetlerin boşa giderek projenin rafa kaldırılmasına neden olma ihtimalini barındırmaktadır. Bu yüzden de projenin planlama aşamasında maliyet iyi bir şekilde hesaplanmalıdır. Öyle ki proje bütçesinden, hangi aşamada ne kadar harcanacağı net bir şekilde belirlenmelidir. Projenin yürütmesi esnasında yaşanabilecek fiyat artışları, krizler, kur farklılıkları gibi durumlara karşı maliyet hesaplamasında bir miktar esneklik payı da bırakılmalıdır. Ancak bırakılacak bu esneklik payının, projenin zarara uğrama ihtimaline kapı aralamasına izin verilmemelidir. 

Zamanı Verimli Kullanma 

projeplanlama

Proje yönetiminde maliyet kadar önem arz eden bir diğer husus da zamandır. Projeler, belirli bir zaman diliminde tamamlanmak üzere planlanmaktadır. Zaman, proje planlamanın diğer unsurlarına kıyasla daha önemlidir. Zira maliyet doğrudan işletmeyi ilgilendiren bir durumken; zaman işletmenin yanı sıra müşterileri de ilgilendirmektedir. Bir projenin zamanında teslim edilmemesi, işletmenin imajının zedelenmesine ya da müşterilerini kaybetmesine neden olabilmektedir. Bu yüzden de proje aşamalara bölünmeli ve her aşamanın hangi zaman diliminde tamamlanacağı planlama esnasında ne bir şekilde ortaya konulmalıdır. Burada da beklenmedik durumlara karşı bir miktar esneme payı bırakılmaya özen gösterilmelidir. 

İşgücü Planlama

projeplanlama

Proje yönetiminin en temel unsuru işgücüdür. Zira işgücü olmadan planlanan diğer hususların hayata geçirilmesi söz konusu değildir. Ancak projenin diğer tüm unsurlarında olduğu gibi işgücü konusunda da etkin bir planlama yapılmalıdır. Pek çok projede tüm imkanlar yeterli olmasına rağmen, işgücünün iyi şekilde koordine edilememesi nedeni ile başarısızlık durumu gözlenmektedir. Bu durumun ortadan kaldırılabilmesi adına iletişim olanakları geliştirilmeli ve proje ekibi birbiri ile uyumlu bireylerden seçilmelidir. Proje ekibinde yer alacak bireylerin liyakat esasına göre seçilmesi de istenilen sonucu alabilmek adına üzerinde durulması gereken hususlardan biridir. 

Kalite Planlama

projeplanlama

Proje ile üretilen ürünün ya da sunulacak olan hizmetin kalitesi de büyük önem arz etmektedir. Kalite unsuru da doğrudan müşteriler ile alakalı olduğundan dolayı, zaman gibi ayrıcalıklı bir yere sahiptir. Ortaya kalitesiz bir ürün ya da hizmet koymak, bir işletme açısından büyük olumsuzluklarla sonuçlanabilmektedir. Bu yüzden de maliyetin artması da göze alınarak, ürün kalitesi hiçbir zaman söz verilen düzeyin altına düşürülmemelidir. Eğer birden fazla türde ürün ya da hizmet üretiliyorsa, hepsi için farklı kalite standartları belirlenmeli ve üretim süresince bu standartların dışına çıkılmamalıdır. 

Etkin Denetim Mekanizmalarının Oluşturulması

projeplanlama

Proje yönetiminin planlama aşamasında dikkat edilmesi gereken hususlardan biri de denetim mekanizmasının oluşturulmasıdır. Denetim mekanizması daha çok proje yöneticisi ve ekip şeflerini ilgilendiren bir durum olduğu için, proje ekibi bu işe çok fazla dahil edilmemelidir. Ayrıca denetimden katı ve kuralcı davranışların sergilenmesi gerektiği anlaşılmamalıdır. Denetim mekanizmasının temel görevi, proje performansını belirli aralıklarla ölçmek ve planlandığı biçimde ilerleyip ilerlemediğini tespit etmektir. Performans yönetimi olarak da adlandırılan bu durumun neticesinde tespit edilen sapmalar için bir dizi tedbirler alınmalı ve alınan tedbirlerin etki yaratıp yaratmadığı da takip edilmelidir. Proje yönetimi planlama sürecinde dikkat edilmesi gerekenler sayesinde projelerde meydana gelen risklerin büyümeden ortadan kaldırılabilmesi olanağı bulunmaktadır. 

Sonuç olarak, doğru risk analizi, maliyet hesaplaması, zamanı verimli kullanma, işgücü ve kalite planlaması, etkin denetim mekanizmalarının oluşturulması proje yönetimi sürecinde dikkat edilmesi gereken temel unsurlardır. Proje yönetiminizde Timezeta ile işgücü planlamalarınızı yaparak zamanı verimli kullanabilirsiniz.

Ücretsiz denemek için; Timezeta

Timezeta Nedir?

İlginizi çekebilir; Proje yönetiminde personel performansı