Proje Yönetiminde Bütçenin Önemi

Yeni bir ürün ortaya koymak ya da var olan bir soruna çözüm üretmek amacıyla yürütülen projeler, genellikle tahsis edilmiş bir bütçeyi kullanarak tamamlanmaya çalışılmaktadır. Proje yönetiminde tahsis edilen bütçenin doğru kullanımı, projenin zamanında tamamlanması ve ek maliyetlerin ortaya çıkmasının engellenmesi adına önem arz etmektedir. Proje yönetiminde bütçe yönetimi, başta proje yöneticisinin ve beraberinde proje ekibinin görevidir. Proje bütçesinin doğru bir şekilde planlanması ve kontrol edilmesi adına, bütçe planlama konusunda uzman olan kişilerden destek almak daha yararlı olacaktır. Bu destek proje grubu dışından olabileceği gibi, bu alanda tecrübe sahibi olan bir kişinin proje ekibine dahil edilmesi şeklinde de gerçekleşebilmektedir. 

Proje yönetiminde bütçe yönetimi, daha proje fikrinin ortaya çıktığı ilk andan itibaren başlamaktadır. Proje için ayrılacak bütçenin doğru belirlenmesi ve kullanım esnasında aksaklıkları ortaya çıkmaması adına, olası tüm kalemler dikkate alınmalıdır. Bazı durumlarda planlama aşamasında proje maliyetinin çıkması, projenin başlamadan rafa kaldırılmasına neden olabilmektedir. Hiç başlamamış olmak, zararın en az olduğu durumdur. Ancak projeye başlayıp bir süre yol aldıktan sonra hesapta olmayan maliyetlerin ortaya çıkması, projenin yarıda bırakılması ya da işletme açısından daha fazla maddi yük getirmesi anlamına gelmektedir. Her iki durum da işletmenin maddi olarak zarara uğramasına neden olduğu gibi hem zarar edip hem de projeyi tamamlamama gibi bir ihtimali de içinde barındırmaktadır.

Proje Yönetiminde Bütçe Yönetiminin Aşamaları

Proje yönetimi, sistematik kurallar bütünüdür. Yapılması gereken her şeyin eksiksiz yapılması halinde başarısızlığa uğramak neredeyse imkansızdır. Proje yönetiminde bütçe yönetimi de bir dizi aşamadan meydana gelmektedir. Bu aşamaları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Kaynak Planlama:Proje yönetiminin ilk aşaması olan kaynak planlama, hayata geçirilmek istenilen projenin hangi maddi kaynaklar tarafından destekleneceğinin planlanmasını içermektedir. Projeler doğrudan işletme tarafından desteklenebileceği gibi; vakıflar ve devlet tarafından da finanse edilebilmektedir. Kaynak sayısının artırımı, projenin mali yönden rahatlaması anlamına gelmektedir. 
• Maliyet Tahminlendirme: Bütçe yönetiminin belki de en önemli aşaması maliyet tahminlendirmedir. Bu aşamada projenin başlayacağı ilk andan, tamamlanarak teslim edileceği son ana kadar geçen süre boyunca yapılacak her harcamanın tahmin edilmesi ve buna yönelik bir raporun hazırlanması gereklidir. Maliyet tahmini yapılırken hesaba katılmayan ya da gözden kaçırılan hususlar, sonradan planlanan bütçenin aşılması ya da projenin rafa kaldırılması gibi durumları da doğurabilmektedir. 
• Maliyet Kontrolü: Projede meydana gelmesi muhtemel maliyetlerin planlanmasının yanı sıra bu planlamanın aktif bir şekilde yürütülmesi de proje yönetiminde bütçe yönetiminin önemli bir kısmını teşkil etmektedir. Bütçenin tam da planlandığı şekilde harcanması, bu konuda yapılan her harcamanın kayıt altına alınması ve düzenli olarak bütçenin incelenmesi, maliyet kontrolünün kapsamına girmektedir. Ayrıca maliyet kontrolü pozitif ve negatif değişkenlerin nedenlerinin ortaya çıkarılmasını da içermektedir. 

Her ne kadar tanımları yapılırken bu süreçler birbirinden ayrı gibi görünse de esasında her süreç bir diğeri ile ayrılmaz şekilde bağlantılıdır. Zira proje için yeterli kaynak tedarik edilmeden projeye başlanması, maliyetleri tam olarak belirlenmemiş olan bir projenin başarıya ulaşması mümkün değildir. Maliyetlerin kontrol edilmesi ise bütçe planlamanın son aşamasıdır. 

Bütçe Yönetiminde Başarısızlığın Sonuçları

Bütçe yönetiminde başarısız olunması, önemli derecede zararların ortaya çıkmasına neden olabilmektedir. Bir projeye başlandıktan sonra maliyetinin kontrolden çıkması ve yarım bırakılması, projeye hiç başlanmamasından daha kötü bir sonuçtur. Proje yönetiminde bütçenin ucunun kaçırılması, daha fazla bütçeye gereksinim duyulmasını ifade etmektedir. Bu durumda iki alternatif ortaya çıkmaktadır. İlki, şirketin ya da projeyi destekleyen kaynağın, gereken ek bütçeyi de temin ederek projenin daha yüksek bir maliyetle tamamlanmasını sağlamasıdır. Bu durum projede kâra dönüş süresini uzatarak, maliyet artışının etkisinin yıllar boyunca devam etmesi anlamına gelmektedir. Ayrıca genel bütçeden projeye ek bütçe aktarılması, şirketin diğer faaliyetlerinde bütçe sıkıntısı yaşanması gibi zincirleme bir reaksiyonu doğurma potansiyeline de sahiptir. İkinci yol ise şirketin ya da kaynağın ek bütçe aktarmayı kesmesi ve projenin gelinen noktada rafa kaldırılmasıdır. Bu da en az ilki kadar yıkıcı etkilere sahiptir. Projede o güne kadar harcanan bütçenin boşa gitmesi, şirketin imajının sarsılması ve rekabette dezavantajlı konuma düşülmesi bu olumsuzluklardan bazılarıdır.

Sonuç olarak proje yönetiminde proje için ayrılacak bütçenin doğru belirlenmesi ve kullanım esnasında aksaklıkları ortaya çıkmaması adına, olası tüm kalemler dikkate alınmalıdır. Bazı durumlarda planlama aşamasında proje maliyetinin çıkması, projenin başlamadan rafa kaldırılmasına neden olabilmektedir. Proje yönetimi sürecinizde hiçbir detayı gözden kaçırmamak ve bütçenizi olabildiğince planlı yönetmenizi saglayacak dijital proje asistanınız Timezeta ile tanışmanın tam zamanı!

Ücretsiz denemek için; Timezeta

İlginizi çekebilir; Proje Yönetiminde Risk