Proje yönetimi, belirli bir amaca ulaşmak amacı ile tasarlanan projelerin başarı ile sonuçlanması için uygulanan yöntemlerin bütünüdür. Bir projenin istenilen sonuç ile tamamlanabilmesi için proje yönetiminin önemi oldukça fazladır. Bilgisayar ve iletişim teknolojilerinde meydana gelen gelişmeler, proje yönetimi konusunda da köklü değişimleri beraberinde getirmiştir. Özellikle pek çok alanı etkisi altına alan dijitalleşme trendi, proje yönetiminde kendini göstermeye başlamıştır. Geleneksel proje yönetim biçimlerinin ötesinde avantajlar sağlayan dijital proje yönetimi, daha büyük projelerin daha etkin bir şekilde yönetilebilmesine olanak tanımaktadır. Ayrıca proje yönetiminde dijitalleşme zamandan ve maliyetten tasarruf sağlanmasına da yardımcı olmaktadır. 

Daha Kolay Planlama 

dijitallesmeninonemi

Proje yönetiminin ilk aşamalarından biri planlama yapılmasıdır. Planlama olmadan bir projenin başarıya ulaşma ihtimali yok denecek kadar azdır. Geleneksel dönemde proje planlaması için kâğıt kalem gibi malzemeler ve normal formdaki bilgisayarlar kullanılmaktaydı. Dijitalleşme trendi ile birlikte değişen proje yönetimi, planlama konusuna dijital teknolojilerin entegre edilmesine olanak tanımıştır. Bu olanak sayesinde planlama aşaması büyük ölçüde kolaylaşmıştır. Küreselleşmenin etkisi altındaki dünyada projeler de her geçen gün daha geniş ölçeklere ulaşmaktadır. Büyük çaplı projelerin planlanmasında geleneksel yöntemlerden yararlanılması büyük zaman kaybına yol açacağı gibi, gözden kaçırılan noktaların olma ihtimali de yüksek olacaktır. Dijitalleşmenin sağladığı kolaylıklar ile proje planlamasının tüm yönleri ile daha detaylı bir şekilde yapılması ve yapılan planlamanın kayıt altına alınarak projenin tüm tarafları ile dijital olarak paylaşılabilmesi, proje yönetiminde köklü bir devrim olarak görülmektedir. 

Projenin Yürütmesinde Takip Kolaylığı

dijitallesmeninonemi

Projede planlamanın yanı sıra yürütme de önemli bir fonksiyondur. Projenin uygulanması esnasında plana ne kadar sadık kalındığı ya da planda olmayan durumlara karşı nelerin yapılabileceği gibi konular, yürütmenin ilgi alanına girmektedir. Ancak projelerin boyutlarının artış göstermesi, yürütme işlevinin de tam anlamı ile yerine getirilmesini zorlaştırmaktadır. Bu noktada da dijital teknolojiler ile proje yönetiminde dijitalleşme büyük bir yardımcı olarak belirmektedir. Projenin tüm aşamalarının kayıt altında olduğu dijital platformlar sayesinde yapılan her işi anlık olarak takip etmek ve değerlendirmek mümkün hale gelmiştir. Ayrıca yürütme esnasında meydana gelen istenmeyen durumlar karşısında esnek adımlar atabilmek için de dijital teknolojiler kolaylık sağlamaktadır. 

Daha Güçlü ve Etkin İletişim

dijitallesmeninonemi

İletişim, başarılı bir proje yönetiminin vazgeçilmez unsurlarından biridir. Projenin boyutunun artması, iletişime duyulan ihtiyacın da artmasına neden olmuştur. Dijitalleşmenin temelini teşkil eden iletişim teknolojileri, proje yönetimi açısından son derece büyük olanaklar barındırmaktadır. Hem projenin iç yönetimi ile hem de dış yönetim ile anlık iletişim kurma olanağı tanıyan dijital iletişim teknolojileri, işlerin daha kolay bir şekilde ilerlemesine zemin hazırlamaktadır. Sadece yönetim açısından değil, proje yönetim sürecinin bir parçası olan tüm çalışanlar için de iletişim olanakları son derece yarar sağlamaktadır. 

Maliyet Hesaplama ve Takip Edebilme 

dijitallesmeninonemi

Projelerin hayata geçirilmesi için planlama aşamasında belirlenen ve uyulması gereken bir bütçe bulunmaktadır. Bu bütçenin nasıl kullanıldığının takip edilmesi ve gereksiz kullanımların engellenerek ek maliyetlerin ortadan kaldırılabilmesi de proje yönetim ekibinin görevleri arasında yer almaktadır. Ancak günümüzde bu işlem de klasik dönemde olduğu gibi kâğıt ve kalem ile yapılamayacak hale gelmiştir. Şirketlerin ve proje yapan kurumların sermayelerinde görünen artış, projelerin boyutlarını ve dolayısıyla da maliyetlerini artırmıştır. Geçmiş dönemlere kıyasla daha yüksek bütçelerin kontrol edilmesinin söz konusu olduğu proje yönetiminde bilgisayar destekli dijital programlar işlerin kolaylaşmasını sağlamaktadır. Gider kalemlerini tek bir dosyada toplama, her harcama kalemini otomatik olarak kayıt altına alma ya da farklı ödeme gruplandırmaları oluşturma gibi çok sayıda işlevi yerine getirmeye yarayan dijital teknolojiler, projelerin belirlenmiş olan bütçeden sapmalarını engellemektedir. 

Detaylı Proje Denetimi

dijitallesmeninonemi

Projenin devam ettiği süre boyunca hem çalışanların hem de projenin gidişatının sürekli olarak denetlenmesi gereklidir. Bu denetleme genellikle proje ekibi dışındaki gözetmenler tarafından yapılmaktadır. Projeye ait tüm verilerin ve hareketlerin dijital ortamlara aktarışmış olması, bu denetimin kolay ve etkin bir şekilde yapılmasına olanak tanımaktadır. Ayrıca projede yer alan çalışanların performans değerlendirmesine tabi tutulmaları ve gerekli olduğu durumlarda daha verimli çalışanlar ile değiştirilmesi adına da dijital teknolojilerden büyük ölçüde yararlanılmaktadır. 

İlginizi çekebilir; Dijital Proje Yöneticisi kimdir?

Performans Ölçümü

dijitallesmeninonemi

Proje ekiplerinde bir çok kişi görev almakta ve pek çok iş aynı anda yürütülmektedir. Proje yürürken ekip üyelerinin performansını ölçmek proje bir yandan yürürken imkansız hale gelebilmektedir. Proje yöneticileri genellikle gözleme dayalı bir şekilde performansı değerlendirmektedirler. Gözlemler neticesinde varılan sonuçlar çoğunlukla yanıltıcı olabilmektedir. Proje yönetiminde dijital araçlardan bolca faydalanmak gereklidir. Dijital araçlar sayesinde performans çıktılarını sayısal olarak alabilmek mümkün hale gelmekte ve bu sayede sadece performans izleyerek bile verimlilik artışı sağlanabilmektedir.

İlginizi çekebilir; Projelerde Bilgi Yönetimi

Sonuç olarak bu yazımızda sizlere belli bir amaca ulaşmak için yürütülen projelerin geleneksel proje yönetim biçimlerinin ötesinde avantajlar sağlayan dijital proje yönetiminin öneminden ve aşamalarından bahsettik. Projelerinizi geleneksel olarak yürütüp yönetmek yerine dijital proje yönetimiyle tanışmanız için Timezeta.com‘u ziyaret edebilir; projelerinizi Timezeta’ya tanımladıktan sonra dijital proje yönetiminin avantajlarından yararlanabilirsiniz.