Proje Yönetiminde Kriz Yönetimi

Kısıtlı olanakları kullanarak belirli bir amaca ulaşmayı hedefleyen ya da yeni bir ürün ortaya koymaya odaklanan projelerin başarıya ulaşabilmelerinde proje yönetimi önemli bir rol oynamaktadır. Doğru planlama ve doğru yürütme ile projeyi etkin bir şekilde yürütmek mümkündür. Ancak gündelik hayatta olduğu gibi, projelerde de zaman zaman istenmeyen durumlar ortaya çıkabilmektedir. Proje yöneticisinden proje yönetiminde başarılı kriz yönetimi beklenir, bu tür durumlarda esnek davranabilmek ve projenin en az zararla bu süreçten geçirilmesini sağlamaktır. Bu yüzden de proje yöneticisinin aynı zamanda iyi bir kriz yöneticisi olması gereklidir.

Proje Yönetiminde Kriz Nedir?

Kriz kelime anlamı olarak olumsuz bir durumu çağrıştırmaktadır. Proje yönetiminde ortaya çıkan krizler, projenin işleyişini riske atma ya da tamamen sonlanmasına neden olabilme potansiyeline sahiptir. Daha büyük çaplı krizler, projenin yanı sıra topyekûn işletmenin varlığını da tehdit edebilmektedir. Ancak başarılı bir kriz yönetimi, projenin güçlenerek devam etmesi potansiyelini de içinde barındırmaktadır. Zira krizlerin üstesinden gelmeyi başaran işletmeler, bu konuda büyük deneyimler elde etmektedir. 

Krizin tanımını yaparken, özellikle değinilmesi gereken bazı hususlar vardır. Krizler önceden bilinmesi mümkün olmayan durumlardır. Her ne kadar bazı tahminler yürütme olanağı olsa da tam anlamıyla ne zaman ve ne etki ile gerçekleşeceği bilinmemektedir. Kriz durumunun bir diğer özelliği ise projenin tahmin ve müdahale sınırlarını aşan bir durum olmasıdır. Krizler çoğu zaman projenin yanı sıra işletme açısından da doğrudan tehdit oluşturmaktadır. Bu yüzden de kriz ile mücadele yalnızca proje yönetimi ile sınırlı kalmamalı ve işletmenin tüm imkanları ile krize karşı konulmalıdır. Kriz ani olarak ortaya çıkan bir durumdur, bu yüzden de mücadelede de aynı ölçüde hızlı ve kesin davranışlar sergilenmelidir. Krizi ciddiye almamak ya da yavaş hareket etmek, etkilerinin daha yıkıcı olmasına yol açmaktadır. Ayrıca krizlerin kesin bir çözümünün olmadığı da bilinmelidir. Yani bir kez çözülen ve etkileri ortadan kaldırılan krizin yeniden ortaya çıkması mümkündür.  

Kriz Türleri

Proje yönetimi esnasında ortaya çıkan krizler iki başlık altında değerlendirilmektedir. Bunlardan ilki muhtemel krizlerdir. Muhtemel krizler, projenin planlanması aşamasında belirli bir ölçüde öngörülebilen ve gerçekleşmesine karşı bazı mücadele planları hazırlanan olaylardır. Muhtemel krizler, her projede ortaya çıkabilmektedir. Bunlara örnek olarak yangınlar, hammadde tedarik eden firmalar ile yaşanabilecek sorunlar, yasalar ve vergi düzenlemeleri, borsa paylarında düşüş, avantajlı pazarları kaybetmek gibi durumları örnek göstermek mümkündür. Muhtemel krizlerle mücadele etmek, görece daha kolaydır. 

Bir diğer kriz türü ise tahmin edilemeyen krizlerdir. Bu tür krizler ile mücadele etmek oldukça zordur ve mücadelenin başarı ihtimali de oldukça düşüktür. Bu tür krizler ile karşı karşıya kalan proje başarısızlığa uğrama riski taşımaktadır. Ancak yine de etkin bir kriz yönetimi ile zararlarını azaltmak mümkündür. Tahmin edilmeyen krizlere de ayaklanma, deprem ve diğer doğal afetler, medyada çıkan sansasyonel haberler, hükümet araştırmalarına ve denetlemelerine takılmak, casusluk gibi durumları örnek göstermek mümkündür. 

Kriz Yönetim Süreçleri

Proje yönetiminde kriz yönetimi belirli süreçlerden oluşmaktadır. Nasıl ki proje yönetimi planlı bir sürecin ürünüyse, kriz yönetimi de aynı şekilde bir plana tabidir. Plansız olarak icra edilen bir kriz yönetiminin krizin üstesinden gelme potansiyeli oldukça düşüktür. Proje yönetiminde kriz yönetimi 5 temel süreçten oluşmaktadır:

• Krizin Sezilmesi: Krizler bazen ortaya çıkmadan önce bazı küçük belirtiler verebilmektedir. Bu belirtilerin iyi bir şekilde takip edilmesi, kriz yönetiminde avantajlı bir pozisyon elde edebilmek açısından önem arz etmektedir. 
• Krize Hazırlık: Proje yönetimi için kriz yönetiminde en etkili yöntem, daha projenin planlama aşamasında krizlere dair bazı öngörülerde bulunmak ve bunlar için tedbir almaktır. Bu durum tahmin edilemeyen krizler açısından mümkün değildir, ancak muhtemel krizlerde oldukça işe yaramaktadır. 
• Krizin Kontrol Altına Alınması: Kriz ile mücadele tedbirlerinin uygulanması ile krizin kontrol altına alınması, proje yönetiminde krizlerle mücadelenin üçüncü aşamasını teşkil etmektedir. 
• Normale Dönüş: Kriz ile mücadelede en önemli husus, krizin etkilerinin ortadan kaldırılması ve projede yeniden normale dönüşün sağlanmasıdır. Ancak normale döndükten sonra aynı krizin yeniden ortaya çıkmayacağına dair bir garanti söz konusu değildir. 
• Krizden Ders Çıkarma: Kriz yönetiminin son aşaması ise bu krizden ders çıkarılmasıdır. Böylece daha sonraki krizlerde daha etkin mücadele stratejileri geliştirmek olanaklı hale gelmektedir. 

Sonuç olarak; projelerin başarıya ulaşabilmelerinde proje yönetimi önemli bir rol oynamaktadır. Doğru planlama ve doğru yürütme ve projelerde karşılaşılan krizleri başarılı bir şekilde yöneterek ile projeyi etkin bir şekilde yürütmek mümkündür. Projelerinizi yönetirken profesyonel destek almak isterseniz Dijital Proje Asistanınız Timezeta hep sizin yanınızda!

Ücretsiz denemek için; Timezeta

İlginizi çekebilir; Proje yönetiminde metodolojiler