Proje yönetiminin temel amacı, farklı amaçlarla geliştirilmiş olan bir projenin başarı ile sonuçlandırılmasını sağlamaktadır. Bu yüzden de proje henüz başlamadan önce iyi bir planlama yapılması ve yapılan planın özveri ile uygulanması önem arz etmektedir. Yeterince iyi planlanmamış projeler, proje yönetiminde ortaya çıkan problemler nedeni ile yarım kalabilmektedir. Proje yönetiminde sık yaşanan problemler söz konusudur. Bunlara değinmek gerekirse;
Maliyet Sapmaları
İşletmeler, projelerin tamamlanması için belirli bir bütçe ayırmaktadır. Bu bütçenin ne kadar olacağı, proje planlama aşamasındayken ortaya çıkmaktadır. Projenin yüksek maliyetli olacağı anlaşılan durumlarda projenin rafa kaldırılması ya da gereksiz maliyet oluşturan durumlara müdahale edilmesi gibi yöntemlere başvurulmaktadır. Ancak esas tehlike, proje bir bütçe ile yürütülürken, o bütçenin dışına çıkması durumunda görülmektedir. Zira planda olmayan maliyet artışları, projenin zarar etmesine ya da emek harcanmasına rağmen istenilen karın elde edilmemesine neden olabilmektedir. Projenin planlanması aşamasında bir miktar fire payı bırakmak gereklidir. Ancak savaş, kriz, salgın hastalıklar gibi ekstrem durumların ortaya çıktığı zamanlarda, kontrolün kaybedilmesi gibi bir durum da söz konusudur.
Planlanan Tamamlanma Zamanının Aşılması
Maliyette olduğu gibi, zaman bakımından da projeler sınırlandırılmaktadır. Bir projenin istenilen zamanda tamamlanamaması hem maliyetin artmasına hem de işletmenin müşterilerince itibar kaybı yaşamasına yol açmaktadır. Ayrıca projelerin belirlenen zamandan daha sonra tamamlanması, müşteriler ile yapılan bazı anlaşmalar nedeni ile bir dizi yaptırımlara da neden olabilmektedir. Bu yüzden de proje henüz planlama aşamasındayken, hangi zaman diliminde nelerin yapacağı en ince noktalarına kadar hesaplanmalıdır. Yine de hesapta olmayan durumların ortaya çıkabileceği de göz önüne alınarak süreyi belirli ölçüde uzun tutmak doğru olacaktır.
İletişimsizlik
İletişim, proje yönetiminin en önemli hususlarından biridir. Özellikle büyük işletmeler tarafından geliştirilen büyük çaplı projeler söz konusu olduğunda, tüm proje ekibinin birbiri ile sorunsuz bir şekilde iletişim kurabilmesi gereklidir. Aksi halde zaman kaybı ya da koordinasyonsuzluk gibi durumların ortaya çıkması kaçınılmazdır. Ekip içi iletişimsizlik, yürütülen bir projeyi başarısızlığa uğratan faktörler arasında öncelikli bir yer tutmaktadır. Bu yüzden de maliyet ve zaman planı yapıldığı gibi, detaylı biçimde iletişim planı da yapılmalıdır. Herkesin birbiri ile rahatça iletişim kurabildiği bir ortamda, verimliliğin daha üst düzeylere taşınabilmesi mümkündür. İletişim teknolojilerinde yaşanan gelişmeler, anlık ve çok yönlü iletişim kurabilmeyi olanaklı hale getirmektedir. Özellikle dijital proje yönetim araçları, bu açından zengin imkanlarla donatılmıştır.
Risk Planlamasının Eksik Yapılması
Riskler, projenin yürütülmesi esnasında ortaya çıkan olumsuz durumlardır. Genellikle projeleri şoka uğratan ya da belirli konularda seçim yapmak zorunda bırakan riskler, proje planlama aşamasında göz önüne alınmalı ve tedbirler düşünülmelidir. Güçlü bir proje yönetimi için, meydana gelmesi muhtemel tüm risklerin önceden belirlenmesi ve bunlar için çıkış planları hazırlanması gereklidir. Tahmin edilebilir risklerin ortaya çıkması, elinde çıkış planı olan işletmeler açısından zorlayıcı değildir. Ancak esas problem, öngörülemeyen ya da risk planlaması esnasında atlanan risklerin ortaya çıkmasıdır. Bu durum; projenin daha yüksek maliyetler kabullenerek devam ettirilmesi ya da tamamen sonlandırılması gibi kaybet-kaybet tarzı bir ikilimde kalmasına yol açmaktadır.
Proje Ekibinin Yetersizliği
Proje yönetim ekibinde yer alacak bireylerin tamamı özenle seçilmeli ve hepsinin alanlarında yetkin olmasına dikkat edilmelidir. Projelerde samimiyet ilişkilerine dayanarak yapılan seçimler, projenin aksamasına yol açabilmektedir. Zira her proje, birbirini tamamlayan süreçlerden oluşan bir bütündür. Bir noktadaki aksamadan, diğer kısımların etkilenmemesi söz konusu değildir. Ekipte yetersiz ve vasıfsız bireylerin varlığı da sık görülen problemler arasındadır. Ancak bu çözüme kavuşturulması en kolay problemlerden biridir. Proje devam ederken, daha yetkin isimler ile personel değişimi yapmak mümkündür.
Kapasite Hesabının Yanlış Yapılması
Yürütülecek olan proje bir üretimi amaçlıyorsa, kapasite hesabının iyi yapılması gereklidir. Hangi zaman diliminde ne kadar hammaddenin temin edileceği ve bu hammaddelerden ne kadar çıktı elde edileceği detaylı olarak hesaplanmalıdır. Üretim esnasında da bu hesaplamaya uyum sağlanmalıdır. Girdi ve çıktıların yanlış hesaplanması, maliyet sapmalarına ya da zaman kayıplarına neden olabilmektedir. Proje yönetim araçları ile bu durumun sürekli takip edilmesi ve hata görülen anda düzeltmeye gidilmesi gereklidir.
Sonuç olarak, proje yönetiminde sık yaşanan problemleri sizin için listeledik. Proje içi yaşadığınız problemleri minimuma indirip veriminizi maksimuma Timezeta ile çekebilirsiniz. Timezeta beklenmedik durumların önüne geçmek için yerli mühendisler tarafından sizler için oluşturuldu.
Ücretsiz denemek için; Timezeta