İşletmeler tarafından yeni bir ürün ortaya koymak ya da var olan bir soruna çözüm üretmek için geliştirilen projelerin istenilen biçimde sonuçlanabilmesi açısından, proje yönetiminin önemi büyüktür. Bu durumun farkında olan işletmeler, günümüzde proje yönetimi için daha fazla enerji harcamaktadır. Proje yönetimi tek bir kavram olsa da esasında birden fazla kavramın ve bunlara bağlı pratiklerin bir araya gelmesiyle mümkün olabilmektedir. Proje yönetiminde zaman çizelgesi planlaması da oldukça önemlidir. En basit tanımıyla, proje kapsamında yapılması gereken işlerin hangi sıra ile ve hangi zaman diliminde yapılacağı zaman planlama olarak tanımlanmaktadır.
Zaman Çizelgesi Planlamasında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Proje yönetiminde zaman çizelgesi hazırlamak, uzmanlık gerektiren bir konudur. Bu doğrultuda dikkat edilmesi gereken hususlardan bazılarını şu şekilde sıralamak mümkündür:
- Riskleri Gözetmek: Zaman planlaması yapılırken, her işlem için belirli bir noktaya kadar esneklik payı bırakılmalıdır. Uç uca zaman planlaması yapmak, projenin yürütülmesi esnasında meydana gelebilecek risklerin yaratacağı problemler karşısında zaman planlamasının aşılmasına yol açabilmektedir. Bu durum da işin müşterilere geç teslim edilmesine ve daha farklı sorunlara neden olmaktadır. Bu yüzden de üretimin ya da proje faaliyetinin her aşaması için fazladan zaman tanımak doğru olacaktır.
- Süreçleri Optimize Etmek: Bir projenin tamamlanması, projeyi oluşturan diğer süreçlerin tamamlanması ile doğrudan bağlantılıdır. Proje süreçlerinin birbirleri ile optimize edilmesi, projenin daha çabuk bitirilmesi açısından önemlidir. Aynı anda birbirini etkilemeden yapılması mümkün olan işler birbiri ardına yapılmalı ve daha az zamanda, daha çok iş yapmaya odaklanılmalıdır.
- Güncellenebilir Projeye Sahip Olmak: Her ne kadar tercih edilmeyen bir şey olsa da zaman zaman projede bazı değişiklikler yapılmasına gereksinim duyulabilmektedir. Bu gibi durumlarda zaman çizelgesinin de yeni duruma uygun hale getirilmesi gereklidir.
Zaman Çizelgesi Planlamanın Projeye Katkıları
Bir zaman çizelgesine sahip olmak, projeye gözüktüğünden daha fazla katkı sağlamaktadır. Bu katkıların başında, çalışanların kolaylıkla koordine edilebilmesi gelmektedir. Zaman çizelgesine sahip olmayan bir projede, tüm proje ekibi için hangi zamanda neyi yapmaları gerektiğinin bildirilmesi gereklidir. Bu da proje yöneticileri bakımından son derece zorlayıcı ve zaman kaybına yol açıcı bir durumdur. Zaman çizelgesi ise çalışanların takip edebileceği bir noktaya ya da birden fazla noktaya yerleştirilerek, herkesin görev ve sorumluluklarını hangi zamanda yerine getirmesi gerektiğine dair bilgilendirilmelerini sağlamaktadır.
Proje yönetiminde zaman çizelgesinin sağladığı katkılardan biri de müşteriler ile daha etkin iletişim kurabilme ve onları daha doğru bilgilendirebilmedir. Hangi işin, hangi zaman diliminde tamamlanacağının bilinmesi, müşterilerin şeffaf bir şekilde bilgilendirilmesine olanak tanımaktadır. Belirli bir zaman planı ya da çizelgesi olmadan yapılan bilgilendirmeler, sapma payının yüksekliği dolayısıyla risk taşımaktadır. Bununla birlikte projeyi geliştiren işletme yöneticilerinin da süreçleri takip edebilmesi açısından önemlidir. Özellikle holding tipi, aynı anda birden fazla projenin yürütüldüğü işletmeler için zaman çizelgelerine çok fazla gereksinim duyulmaktadır.
Dijital Proje Yönetim Araçları ile Kolay Zaman Çizelgesi Hazırlama
İnsan hayatını büyük ölçüde kolaylaştıran dijital teknolojiler, her geçen gün daha fazla alanda kullanılmaya başlamaktadır. Geliştirilen projelerin giderek daha büyük hale gelmeye başlaması ve geleneksel proje yönetim yöntemlerinin işlevsiz kalması, proje yönetiminde de dijital anlayışın benimsenmesine yol açmıştır. Dijital proje yönetim yazılımları ya da uygulamaları ile proje yönetiminin tüm süreçlerini istenilen şekilde planlamak ve takip edebilmek mümkündür. Zaman planlama ve zaman çizelgesi oluşturma bakımından da bu durum geçerlidir. İnteraktif ve her an güncellenebilen zaman çizelgeleri oluşturmaya olanak tanıyan dijital proje yönetim araçları, işlevsellikleri ile her geçen gün daha yaygın bir hal almaktadır.
Sonuç olarak, zamanın daha etkin kullanılmasına katkı sağlayan zaman planlama, yapılan planın daha anlaşılabilir olması bakımından çizelgeye dönüştürülmektedir. Timezeta ile zamanınızı efektif kullanan, verimsizliğe yer vermeyin. Zaman planlamanızı oturduğunuz yerden yapın, sürprizler tarih olsun.
Ücretsiz denemek için; Timezeta