Bilginin insanlık tarihinde hiç olmadığı kadar yüksek bir orana ulaşması ve her geçen gün katlanarak artması, bu bilgiyi kontrol edebilenler açısından büyük bir avantaj sağlamaktadır. Özellikle bilgi toplumu olarak adlandırılan günümüz toplumunda, bilginin yarattığı rüzgârı arkasına almayı başaran işletmeler, orta ve uzun vadeli hedeflerine başarı ile ulaşabilmektedir. Bu noktada önemli bir kavram olarak bilgi yönetimi ortaya çıkmaktadır. En genel tanımı ile bilgi yönetimi, bir organizasyon içerisinde yer alan bireylerin bilgilerini tespit etme, muhafaza etme ve paylaşmadır. Bu sayede organizasyon içerisinde proje yönetiminde bilgi yönetimi ile bilginin daha etkin bir şekilde kullanılması ve daha yüksek verimlilik düzeylerine ulaşılması hedeflenmektedir.

bilgiyonetimi

Günümüzde bilgi yönetiminden sıklıkla yararlanılan alanlardan biri de proje yönetimidir. Özellikle çok sayıda kişinin görev aldığı projelerde, istenilen sonucun elde edilebilmesi adına mevcut bilginin kolektif hale getirilmesi ve herkes tarafından yararlanılabilir bir nitelik kazandırılması önem arz etmektedir. Bu sayede projedeki bilgi birikiminin miktarı artmakta ve daha verimli bir proje yönetimi sergilemek olanaklı hale gelmektedir.

Bilgi Yönetiminin Aşamaları

bilgiyonetimi

Proje yönetiminde bilgi yönetiminin 3 temel aşaması bulunmaktadır. Her ne kadar zaman zaman ek olarak farklı aşamalardan söz edilse de sözü geçen bu üç aşama tüm tanımlarda ortak olarak yer almaktadır. Bunları şu şekilde sıralamak mümkündür:

Bilgiyi Biriktirme: Bilginin keşfedilme aşaması olarak da tanımlanan bu ilk aşamada, organizasyon içerisinde yer alan bireylerin sahip oldukları bilgi ve donanım tespit edilmeye çalışılmaktadır. Bir organizasyon içerisinde birden fazla bilgi kaynağının varlığından söz etmek mümkündür. Bilginin keşfedilmesi ve ne şekilde yararlanılabileceğinin saptanması, bu aşmada gerçekleşmektedir.

Bilginin Saklanması: İlk aşamada keşfedilen bilgilerden yararlanmak ve bu birikimi sürekli hale getirmek için bilginin saklanması gereklidir. Bu aşamada başvurulabilecek çok sayıda yöntem bulunmaktadır. Bilgilerin farklı biçimlerde dijital ortamlara aktarılması, bu konuda atılabilecek en etkili adımlardan biridir.

Bilginin Paylaşılması: Önce tespit edilen ve sonra da saklanan bilgiden organizasyon içerisinde yer alan bireylerin yararlanabilmesi adına kullanışlı paylaşım sistemlerinin oluşturulması gereklidir. Bu sayede bilginin kalıcı hale gelmesi sağlanmalı ve her zaman erişilebilir olması

Bilginin 2 Çeşidi

projeyoneticisineisyapar

Bilgi yönetimi açısından ele alındığında bilginin iki türü bulunmaktadır. Proje yönetiminde bilginin iki türünden de yararlanılmaktadır. Bunlardan ilki örtük bilgidir. Diğer bir adıyla sezgisel bilgi olarak da adlandırılmaktadır. Bu türde bilginin hem tespit edilmesi hem de saklanması son derece zordur. Doğruluğu olsa bile bu bilgiden yararlanmak da son derece zordur. Diğer bilgi türü ise açık bilgidir. Bu bilgi türünün tespit edilmesi de aktarılması da kolaydır. Tamamen kurallara bağlıdır ve her koşul altında da aynıdır.

Proje Yönetiminde Bilgi Yönetiminin Önemi

bilgiyonetimi

Proje yönetimi açısından ele alındığında, bilgi yönetimi büyük önem arz eden bir uygulamadır. Proje yönetiminde bilgi yönetimi projeye ve proje ekibine katkıları oldukça fazladır. Bilgi yönetimi sayesinde projenin daha etkin bir şekilde yönetilmesi ve meydana gelen sorunların da en kısa süre içerisinde çözülmesi imkân dahilindedir. Ayrıca bilgi yönetimi sayesinde proje içerisinde yer alan herkesin yüksek bilgi düzeyine ulaşması temin edilmektedir. Yani bilgi bir kişiye ait kalmamakta, herkes ile paylaşılarak genel bilgi düzeyi yükseltilmektedir. Özellikle pazarlarda artan rekabette üstün duruma gelebilmek ve bunu sürekli kılmak açısından bilgi yönetimi önem arz eden bir husustur.

Bilgi Yönetiminin Sağladığı Yararlar

bilgiyonetimi

Proje yönetiminde geleneksel yöntemlerden vazgeçerek bilgi yönetim modeline geçmek, büyük avantajlar sağlamaktadır. Proje alanının daha verimli hale gelmesi, bu avantajların başında yer almaktadır. Bilgi yönetimi ile birlikte proje yönetimi tamamıyla profesyonel bir işlev kazanmakta ve verimlilik düzeyi yükselmektedir. Bunun yanında proje içerisinde yer alan bireyler arasındaki iletişimi ve iş birliğini artırması yönüyle de bilgi yönetimi değerlidir. Ayrıca proje yönetimi ile birlikte ekibin iş yükü de azalmaktadır. Zira bilgi bir kişinin elinde olduğu zamanda, sorumluluk ve işler de o kişide yoğunlaşmaktadır. Ancak bilginin kolektif hale getirilmesi ve projedeki tüm çalışanlara dağıtılması, yani herkesin aynı bilgiye sahip olması proje yönetimini kolaylaştırmaktadır. Son olarak da çalışan mutluluğunun ve motivasyonunun artırılması açısından bu yöntemin önemli olduğunu söylemek mümkündür. Çalışanın kendisi ile ilgilenildiğini hissetmesi ve eğitilmesi olumlu duygular uyandırmaktadır.

Sonuç olarak proje yönetiminde bilgi yönetimi sayesinde projenin daha etkin bir şekilde yönetilmesi ve meydana gelen sorunların da en kısa süre içerisinde çözülmesi sağlanır. Bilginin doğru kanal aracılığıyla da projedeki tüm çalışanlara dağıtılması, yani herkesin aynı bilgiye sahip olması proje yönetimini kolaylaştırmaktadır. Projelerinizdeki tüm bilgi akışının sağlıklı yürütülmesi Timezeta ile çok kolay! Timezeta’yı ücretsiz deneyimlemek için Timezeta linki ile kolayca ulaşabilirsiniz!

İlginizi çekebilir: Proje yönetimi aracı edinmeniz için 5 sebep