Ticari işletmeler ya da kamu kurumları, yeni bir ürün ortaya koymak veya bir ihtiyacı karşılamak amacıyla çeşitli projeler geliştirmektedir. Ancak proje geliştirme ve geliştirilen projenin yürütülmesi, gelişigüzel yapılabilecek bir iş değildir. Bir projeden istenilen çıktıları elde edilebilmesi için proje yönetimine başvurulmaktadır. Özellikle projelerin giderek daha karmaşık bir hal almaya başladığı günümüz dünyasında, proje yönetiminin önemi her geçen gün artmaktadır. Dışarıdan bakıldığında bir bütün olarak görülse de proje yönetimini oluşturan pek çok alt faaliyet bulunmaktadır. İş kırılım yapısının oluşturulması da proje yönetiminin bir parçasıdır. Projelerde iş kırılım yapısı, en basit tanımıyla yapılması gereken işlerin daha küçük parçalara ayrılması ve bu sayede daha kolay yapılabilir hale getirilmesidir. Bunun için de iyi bir planlama gereklidir. Bir proje kapsamında yapılması gereken işler ne kadar çok küçük parçaya ayrılırsa, o kadar kolay hale gelmektedir.
İş Paketleri Belirleme
Projeyi daha küçük parçalara bölmeden önce ana parçaların belirlenmesi gereklidir. Bunlar ana parçalar iş paketleri olarak tanımlanmaktadır. İş paketleri belirlenirken projenin ana amaçlarının neler olduğu ya da bir üretim yapılacaksa bunun temel noktaları dikkate alınmalıdır. Ancak iş paketi belirleme işlemi de rastgele yapılabilecek bir işlem değildir. Bunun için, projenin tüm unsurlarının dahil edildiği detaylı bir planlama yapılması gereklidir. Proje ekibinin yeterliliğini aşan noktaların olması durumunda, uzman desteği almaktan kaçınılmamalıdır. Ana parçalar doğru belirlenmeden, alt parçaların doğru belirlenme şansı yoktur. Bu yüzden de iş paketlerinin belirlenmesi kısmında yapılacak hatalar, hataların projenin bütününe yayılması anlamına gelecektir.
Alt Aktivitelerin Belirlenmesi
Projenin ana unsurlarının belirlenmesinin ardından, her ana unsurun alt aktivitelerinin de belirlenmesi gereklidir. Alt aktiviteler belirlenirken de büyük dikkat gereklidir. Zira bu noktada yapılacak yanlış da zincirleme reaksiyon sonucu daha alttaki süreçlerin de etkilenmesine yol açacaktır. Proje yöneticileri projenin geneline hâkim olsalar da alt aktiviteler konusunda, yani yapılacak işin detayları konusunda yeteri kadar bilgi sahibi olmayabilmektedir. Bu yüzden de alt aktiviteler belirlenirken proje yönetim ekibinin yanı sıra proje çalışanlarının da sürece dahil edilmesi gereklidir. İşleri doğrudan yapan çalışanlar, işlerin ne şekilde ve hangi sıra ile yapılması gerektiği konusunda da bilgi sahibidir.
Dibe Ulaşıncaya Kadar Parçalamaya Devam
Daha kolay ve yüzeysel projelerde ilk iki kırımının yapılması yeterlidir. Ancak uzmanlık gerektiren daha karmaşık projelerde, en küçük parçalara ulaşıncaya kadar kırılımın devam ettirilmesi gereklidir. Bu işlerin birbirine karışmadan daha kolay yapılabilmesi için neredeyse bir zorunluluktur. Kırılımlar ile proje ne kadar küçük parçalara ayrılırsa, yönetilmesi ve tamamlanması da o kadar kolay olmaktadır. Bu bir deste odunu tek seferde kırmak yerine, bu odunları tek tek kırmak gibi bir kolaylık sağlamaktadır.
Dijital Proje Yönetim Araçları ile Kırılım Takibi
Kırılımlar, projenin daha kolay tamamlanabilmesi için gereklidir. Ancak kırılım sayısının çok olduğu ve dolayısıyla yüksek miktarda alt görev tanımının yapıldığı projelerde tüm bu parçaların takip edilmesi yeni bir zorluk doğurmaktadır. Bu noktada dijital proje yönetim araçları devreye girmektedir. Her kırılım sonrası tanımlanan görevlerin kaydedildiği bu araçlar, tanımlanan tüm görevlerin aynı anda tek bir merkezden kontrol edilebilmesine olanak tanımaktadır. Ayrıca işlerin yapılma sıralarının belirlenmesi ve yapılanların listeden çıkarılması gibi avantajlar da sunmaktadır. Dijital proje yönetim araçları ile yapılacak kırılım takibi, projelerin daha verimli ve yüksek isabetle tamamlanması açısından büyük önem taşımaktadır. Sağladıkları avantajlar, bu araçların her geçen gün daha fazla kullanılmasına yol açmaktadır.
Sonuç olarak, bir proje kapsamında yapılması gereken işler ne kadar çok küçük parçaya ayrılırsa, o kadar kolay hale gelmektedir. Timezeta ile işlerinizi gruplara ayırabilir ve daha kolay sekilde sonuçlanmasını sağlayabilirsiniz.
Ücretsiz denemek için; Timezeta