Proje Yaşam Döngüsü

Proje yönetimi, bir projeyi başarıya ulaştırmak adına araçların, bütçenin ve insan gücünün kontrollü olarak bir araya getirildiği bir organizasyondur. Şirketlerin orta ve uzun vadeli hedeflerine ulaşmaları açısından önemli bir yere sahip olan projeler, doğru şekilde yönetildikleri zaman istenilen çıktıların elde edilmesine olanak tanımaktadır. Bir şirketin başarısı, başarı ile tamamlamış olduğu projelerin sayısı ve nitelikleri ile eşit düzeydedir. Proje yaşam döngüsü bir süreçtir ve bu süreç içerisinde çok farklı görevler söz konusudur. Bu yüzden de proje yönetimi için ekip çalışmasına gereksinim duyulmaktadır. Başarılı bir ekip tarafından yönetilen proje sürecinin başarısızlığa uğrama ihtimali oldukça düşüktür. Proje yaşam döngüsünü genel olarak beş başlık altında toplamak mümkündür.

Proje Yönetiminde Süreç Yönetimi ve Aşamaları

Başlatma

Başlatma aşaması, projenin henüz fikir aşamasında olduğu anı ifade etmektedir. Bu aşamada proje sahibi, projenin şirkete ya da kuruma ne gibi katkılarının olacağı yönünde bir dizi açıklamalar ve sunumlar yapmaktadır. Ortaya atılan proje yeni bir ürünün üretilmesi olabileceği gibi, var olan bir sorunun çözülmesi şeklinde de gerçekleşebilmektedir. Burada karıştırılmaması gereken husus, proje fikrini ortaya atan kişinin proje yöneticisi olmadığıdır. Proje fikri şirketin yöneticilerinden çıkabileceği gibi, şirket içerisinde farklı pozisyonlarda görev yapan teknik çalışanlardan da çıkabilmektedir. Ortaya atılan projenin gerçekten bir yarar sağlama potansiyeli olup olmadığının anlaşılması için bir dizi toplantıların yapılması ve tartışmaların gerçekleştirilmesi de bu aşamada gerçekleşmektedir. Bu ön aşamada çoğu kişinin proje üzerinde ittifak sağlaması ve gerçekten de iddia edilen yararları sağlayacağı kanısına varılması, projenin bir sonraki aşamaya geçişinin de onayıdır.

Tasarlama ve Planlama

Başlatma aşamasında kabul gören ve başlama onayı verilen projenin ikinci aşamasında tasarlama ve planlama yapılmaktadır. Proje açısından belki de en önemli aşama burasıdır. Zira planlamada yapılan yanlışlıklar ya da gözden kaçırılan noktalar, projenin yürütülmesi noktasında büyük aksaklıkların ortaya çıkmasına neden olabilmekte ve belki de projenin başarısızlık ile sonuçlanmasına yol açabilmektedir. proje yaşam döngüsü yapılırken her konuda uzman kişilere yer verilmeli ve gerekli olduğu durumlarda kurum dışından uzmanlar da projeye dahil edilmelidir. Özellikle projenin bütçe ve zaman planlamalarına dikkat edilmesi gereklidir. Zira projenin yürütülmesi esnasında ek maliyetlerin ortaya çıkması, şirketin hesapta olmayan maliyetler ile karşılaşmasına neden olmaktadır. Projenin bitiş tarihinin tam olarak kestirilmemesi ya da ucunun açık bırakılması ise projenin uzamasına ve bundan kaynaklı bir dizi zararların meydana gelmesine yol açabilmektedir. Bu yüzden tasarım ve planlama aşamasının üzerinde hassasiyet ile durulmalıdır.

Uygulama

Projenin planlanmasından sonra, bu planı başarı ile uygulayabilecek bir proje ekibinin oluşturulması gereklidir. Proje ekibinde de projeyi ilgilendiren her konuda bir uzmanın bulunması önem arz etmektedir. Bu noktada önem arz eden hususlardan biri de proje ekibinin başına getirilecek olan proje yöneticisidir. Ekip her ne kadar uzman olsa bile, yöneticinin uzman olmaması ya da ekibe uyum sağlayamaması projenin sekteye uğramasına neden olabilmektedir. Bu yüzden de hem bilgili ve deneyimli hem de uyumlu çalışabilen birinin proje yöneticisi atanması gereklidir. Bu aşamadan sonra, tasarım ve planlama aşamasında taslak haline getirilmiş olan projenin uygulanmasına geçilmektedir.

İzleme ve Kontrol

Proje yaşam döngüsünün dördüncü aşaması olan izleme ve kontrol aşamasında projenin gidişatının plana ne kadar uyumlu olduğu ölçülmektedir. Bu ölçümler çok farklı açılardan yapılmaktadır. Planlanan zaman ile mevcut zaman arasındaki farkın ölçülmesi, proje için ayrılan bütçe ile kullanılan bütçenin kıyaslanması ve daha pek çok yönden projenin değerlendirilmesi yapılmaktadır. Bu projenin yönetim aşamasında kontrolden çıkmasının engellenmesi ve istenilen sonuca daha az sapma ile varılabilmesi açısından önemli bir aşamadır.

Kapatma

Proje yönetiminin son aşaması ise kapamadır. Bu aşamada proje sahibinin projenin tamamlandığına onay vermesi ve kapatma işlemini gerçekleştirmesi gereklidir. Kapatma işleminin yapılabilmesi için hem proje izleme ve kontrol aşamalarında hem de bitirme aşamasında hazırlanan raporlardan yararlanılmaktadır. Bir proje tamamlandıktan sonra yeniden değerlendirilmeli ve başarısızlıklardan ya da yapılan yanlışlardan ders çıkarılması gereklidir. Projenin başarıya ulaşmasına neden olan durumların da üzerinde durulmalı ve bu yönler daha sonraki projelerde de geliştirilerek kullanılmaya devam edilmelidir.

Bu yazımızda sizlere proje yaşam döngüsünü ve proje yönetimi aşamalarını olabildiğince açıklamaya çalıştık. Timezeta olarak proje yaşam döngünüze destek oluyoruz. Daha fazla bilgi icin Timezeta‘yı ziyaret edebilir; proje sürecininizi sağlıklı bir şekilde yönetebilirsiniz.