Projeleri amaçlandığı gibi tamamlamak adına başvurulan bir yöntem olan proje yönetimi, proje için tahsis edilen tüm olanakların başarılı bir şekilde bir araya getirilmesi ve bu sayede projenin sapma yaşamadan bitirilmesini ifade etmektedir. Proje yönetimi, birden fazla aşamadan meydana gelmektedir. Süre yönetimi ya da zaman yönetimi de proje yönetiminin en önemli unsurlarından biridir. Projeye başlanmadan önce yapılan planlamalar arasında, projenin ne zaman bitirileceğine dair ve hangi zamanlarda hangi faaliyetlerin yapılacağına dair planlamalar da yapılmaktadır. Ancak bazı durumlarda proje bitirme tarihinin gerekliliği ortaya çıkabilmektedir. Projenin planlanandan daha erken bitirilmesi gereken durumlar karşısında başvurulabilecek bir dizi proje yönetiminde süre kısaltma teknikleri bulunmaktadır. Projenin daha erken tamamlanması açısından bu yolların hepsi kullanışlıdır, ancak unutulmamalıdır ki farklı yönlerden de proje üzerinde olumsuz etkileri bulunmaktadır. 

Kaynak Ekleme

projelerdebutceyonetimi

Projenin daha erken bitirilebilmesi adına başvurulan yöntemler arasında kaynak artırımı ilk sırada gelmektedir. Projeler daha planlama aşamasındayken, her faaliyet için belirli bir bütçe ayrılmaktadır. Bu bütçenin kullanımı, projenin tamamlanma sürecine yayılarak, projenin sonuna kadar kullanılmaktadır. Projenin erken bitirilmesi istenilen durumlarda, daha fazla bütçe ayırmak ve süreçleri hızlandırmak söz konusudur. Ancak bütçe artırımı ile sürecin hızlandırılması her proje için olanaklı değildir. Bazı projelerde, sermaye fazla olsa bile zamana gereksinim duyulmaktadır. Kaynak ekleme yoluyla projenin hızlandırılması, proje maliyetlerinin daha yüksek olması anlamına gelmektedir. Bu da projeden beklenen verimin düşmesi ya da yatırım kâra dönüşme süresinin uzaması gibi bir dizi olumsuzluğu beraberinde getirmektedir. 

Dış Destek Alma

projelerdesurekisaltma

Projelerin daha hızlı tamamlanması adına başvurulabilecek yöntemlerden bir diğeri de proje süreçleri için dış destek almaktır. Proje içerisinde yer alan bazı faaliyetlerin, işletme dışındaki şirketlere ya da taşeronlara devredilmesi projenin hızlandırılmasına neden olmaktadır. Ancak bu durumun da belli başlı olumsuzlukları söz konusudur. Taşeron şirket işi söz verdiği zamanda tamamlayamayabilir ve bu da projenin gecikmesine neden olabilir. Bunula birlikte dış destek alınan firma için de bütçe ayrılması, proje maliyetinin yükselmesi anlamına gelmektedir. 

Fazla Mesai Yapma

projelerdesurekisaltma

Proje ekibinde yer alan çalışanların daha fazla mesai yaptırılması da projeyi beklenenden daha erken bitirmek için önemli bir yöntemdir. Vardiyalar halinde 24 saat esasına göre çalışmak ya da var olan elemanların normalde daha fazla çalıştırılması, projenin erken tamamlanmasına yardımcı olmaktadır. Bununla birlikte, fazla mesai yapmanın kalıcı hale getirilmesi çalışanların motivasyonlarının düşmesine ve verimliliklerinin azalmasına yol açma potansiyeli taşımaktadır. Velev ki fazla mesai ücreti ödeniyor olsa bile bir süre sonra bu çalışma tarzının proje ekibinde yorgunluk yaratması ve belki de projeden ayrılmalarına yol açması mümkündür. 

Projenin Daraltılması

projelerdesurekisaltma

Projeyi erken tamamlayabilmek adına önem arz eden bir diğer husus da proje kapsamının daraltılmasıdır. Bu süre kısaltma yöntemleri arasında olumsuz etkisi en az olan yöntemlerden biridir. Ancak projeden hangi hususların çıkarılacağına bağlı olarak bu olumsuzlukların artması da mümkündür. Proje kapsamından çıkarılacak olan hususların, projenin ana arterlerinden olmamasına ve proje üzerindeki etkisinin düşük olmasına dikkat edilmelidir. 

Kalitenin Düşürülmesi

projelerdesurekisaltma

Yapılacak işin ya da üretilecek ürünün kalitesinin düşürülmesi de proje yönetiminde süre azaltmak için başvurulabilecek yöntemler arasındadır. Ancak bu hem etik açıdan hem de projenin başarısı açısından doğru değildir. Projede kalitenin düşürülmesi, müşterilerin beklentilerinin karşılanmamasına ve dolayısıyla firmanın imaj kaybı yaşamasına neden olabilmektedir. Proje için kullanılan araç ve gereçlerin kalitesinin düşürülmesi de doğru değildir. Bu hem arızalar yolu ile sürekli zaman kaybı yaşanmasını hem de iş kazalarını yükseltme riskini arttırmaktadır. Bu yöntem, çok mecbur kalınmadığı sürece başvurulmaması gereken bir yöntemdir. 

Süreçlerin Eklemlenmesi

projelerdesurekisaltma

Projelerde süreçler genellikle birbirleri ardında yapılmaktadır. Bir bina düşünüldüğünde; önce duvarlar örülmekte, sonra alçı ve sıva işleri yapılmakta ve en sonda da boya yapılmaktadır. Bu üç işi yapan ekipler, bir önceki işini tamamladığı zaman faaliyete başlamaktadır. Duvar örüldükçe hemen ardından sıvanın yapılması ve alçının yapılması bu işlerin ayrı ayrı zamanlarda yapılmasından daha avantajlıdır. Projenin hızlandırılabilmesi adına süreçlerin birbirlerine eklemlenmesi ve aynı anda birkaç sürecin birlikte yürütülmesi de etkili bir yöntemdir. Etkisinin yanı sıra en az zarar barındıran yöntemlerden biridir. 

Sonuç olarak, proje yönetiminde süre kısaltma teknikleri yazımızda başarılı bir proje ortaya çıkarmak için gerekli olan adamları sizlerle paylaştık. Timezeta, proje sürecinizdeki verimsizlikleri hesaplayarak sizlere daha başarılı bir proje ortaya çıkarmanız için her daim hazır bir dijital proje asistanıdır. Zaman takibinizi en ince detaylarına kadar raporlayarak proje içinde harcanan süre, boşa geçirilen süre, verimlilik; proje bitimine kalan süre ve geciken projelerinizi size sunar. Böylece hiçbir veri havada kalmamış olur.