Proje Yönetiminde İletişim

Proje yönetimi, birbiriyle bağlantısı olan pek çok sürecin ve faaliyetin bir araya getirilmesi suretiyle, yeni bir ürün, hizmet ya da var olan bir soruna çözüm üretme hedefinden yola çıkarak projelerin başarıya ulaşmasını hedefler. Proje yönetiminin en önemli hususlarından biri de iletişimdir. İnsan hayatının en önemli pratiklerinden biri olan iletişim, proje yönetiminde iletişim projelerin başarıya ulaşması ve daha etkin bir yönetim sağlanması adına üzerinde durulması gereken bir konudur. Bir projede iletişimsizlik sorununun var olması, projenin diğer süreçlerinin hepsini olumsuz etkileme potansiyeli taşımaktadır.

Proje yönetiminde iletişimin ikinci boyutu ise iletişim araçlarıdır. Proje ekibinde yer alanlar her ne kadar iletişim kurma konusunda başarılı olsalar da proje kapsamında kullanılan iletişim araçlarının yetersizliği bu durumun gölgede kalabilmesine neden olmaktadır. Bu yüzden de proje yönetiminde daha etkin bir iletişimi olanaklı hale getirmek için en yeni iletişim teknolojilerinden yararlanmak gereklidir. Özellikle bulut teknolojisini kullanan Timezeta gibi proje yönetim araçları tercih edilerek anlık bilgi akışı ve iletişimin tesis edilmesine odaklanılmalıdır.

Proje yönetiminde iletişim, iki boyutludur. Birinci boyut, iletişimin insani boyutudur. Başta proje yöneticisi olmak üzere proje ekibinde yer alan bireylerin güçlü iletişim yeteneklerine sahip olması beklenmektedir. Bu konuda eksiklikleri olan bireylerin, etkili iletişim konusunda bir dizi eğitime tabi tutulması gerekmektedir. Böylelikle proje yöneticilerinin projeye katkı sağlama potansiyeli daha da yükselecektir. Proje yönetiminde iletişimin ikinci boyutu ise iletişim araçlarıdır.

Proje ekibinde yer alanlar her ne kadar iletişim kurma konusunda başarılı olsalar da proje kapsamında kullanılan iletişim araçlarının yetersizliği bu durumun gölgede kalabilmesine neden olmaktadır. Bu yüzden de proje yönetiminde daha etkin bir iletişimi olanaklı hale getirmek için en yeni iletişim teknolojilerinden yararlanmak gereklidir. Özellikle internetin getirmiş olduğu olanaklara odaklanılmalı ve anlık iletişim olanağı sunan iletişim araçları tercih edilmelidir.

İlginizi çekebilir; Proje yönetimi nedir? 

Proje Yönetiminde Daha İyi İletişim Nasıl Sağlanır?

PMI raporlarına göre projelerde yaşanan hata ve aksamaların %70’i iletişim kaynaklıdır. Bu durum açıkça gösteriyor ki, iletişim problemleri ortadan kaldırıldığında projelerde yaşanan hata ve akmaların %70’i engellenebilmektedir. İletişim sorunlarını ortadan kaldırabilmenin ön şartı, iletişimin de projenin temel noktalarından biri olduğunu kabul etmektir. Nasıl ki proje yönetiminde maliyete ve zamana ayrı bir önem veriliyor ve bunların daha verimli şekilde kullanılabilmeleri adına çeşitli planlamalar yapılıyorsa, iletişim de aynı şekilde değerlendirilmeli ve profesyonel bir plana tabi tutulmalıdır. Bunun için proje ekibine bir iletişim uzmanı dahil etmek de iyi bir yöntemdir. Proje içerisinde iletişim ağları oluşturulması ve projede yer alan herkesin bu ağlarla birbirlerine bağlanması gereklidir. 

Daha İyi İletişim İçin Yapılması Gerekenler

Daha iyi iletişim sağlayabilmek adına, öncelikle yüksek verimliliğe sahip iletişim araçları tercih edilmelidir. Bu araçların anlık iletişim sunması, dosya ve projeye dair farklı biçimlerdeki içeriklerin paylaşılmasına olanak tanıması, etkileşimli olması gibi özelliklerinde dikkat edilmelidir. Önem arz eden bir diğer husus ise iletişim modelidir. Projelerde genel olarak hiyerarşik iletişim modeli uygulanmaktadır. Ancak esneklik gerektiren projeler açısından hiyerarşik iletişim, zaman kaybı anlamına gelmektedir. Bilginin ya da çözülmesi gereken sorunun elden ele dolaşması yerine doğrudan muhatabı ile çözülmesi, projede hem zamanın hem de bütçenin verimli kullanımı ile doğrudan alakalıdır.

İletişimin en önemli boyutlarından biri de bilgi yönetim sistemleridir. Projeye dair var olan mevcut bilginin ve elde edilecek bilgilerin nasıl saklanacağı, kimlerle ne şekilde paylaşılacağı, çoğaltılması gereken durumlarda hangi yollara başvurulacağı gibi problemler bilgi yönetiminin temelini oluşturmaktadır. 

Daha iyi iletişim sağlayabilmek adına, öncelikle yüksek verimliliğe sahip iletişim araçları tercih edilmelidir. Bu araçların anlık iletişim sunması, dosya ve projeye dair farklı biçimlerdeki içeriklerin paylaşılmasına olanak tanıması, etkileşimli olması gibi özelliklerinde dikkat edilmelidir. Önem arz eden bir diğer husus ise iletişim modelidir. Projelerde genel olarak hiyerarşik iletişim modeli uygulanmaktadır. Ancak esneklik gerektiren projeler açısından hiyerarşik iletişim, zaman kaybı anlamına gelmektedir. Bilginin ya da çözülmesi gereken sorunun elden ele dolaşması yerine doğrudan muhatabı ile çözülmesi, projede hem zamanın hem de bütçenin verimli kullanımı ile doğrudan alakalıdır. İletişimin en önemli boyutlarından biri de bilgi yönetim sistemleridir. Projeye dair var olan mevcut bilginin ve elde edilecek bilgilerin nasıl saklanacağı, kimlerle ne şekilde paylaşılacağı, çoğaltılması gereken durumlarda hangi yollara başvurulacağı gibi problemler bilgi yönetiminin temelini oluşturmaktadır. 

İlginizi çekebilir; Proje yönetiminde metodoloji

Proje Yönetiminde İletişim Planlama

Proje yönetiminde iletişim planlanması ve yürütülmesi genellikle proje yöneticisinin görevidir. Dolayısıyla proje yöneticisinin iletişim becerisinin yüksek olmasına ve iletişim yöntemleri konusundaki bilgilerinin iyi düzeyde olmasına özen gösterilmelidir. İletişim, proje yaşam döngüsünün planlama, uygulama ve kontrol süreçlerinin konusudur.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Paydaş analizi,
• İletişim araçları,
• İletişim yöntemi,
• Toplantılar,
• Proje dokümantasyonu,
• Çalışan performans raporları,
• Tecrübelerin paylaşımı

Sağlıklı bir iletişim için tüm paydaşların kim olduğu ve nasıl bir bilgilendirmeye ihtiyaç duyduğu belirlenmelidir. Ayrıca iletişimin hangi araçlarla ve nasıl bir yöntemle sağlanacağının belirlenmesi için titiz bir çalışma yapılmalıdır. Toplantılar iletişimin en önemli başlıklarındandır. Toplantıların da en verimli şekilde yürütülmesi ve proje yönetiminde çevikliği sağlaması önemli bir konudur. Sağlıklı bir iletişim için sözlü diyaloglar, toplantılar ve çevrimiçi yazılımlar kullanmak hayati derecede önemli olsa da bunlarla da tam anlamıyla iletişim sağlanmış olmaz. Proje dokümantasyonu, performans ölçümleri ve tecrübelerin de takım içinde paylaşılması iletişim yönetiminde ideale ulaşabilmek için önem arz etmektedir. 

Sonuç olarak; proje yönetiminin en önemli unsurlarından birisi de iletişimdir. İletişim ne kadar güçlü ve sağlıklı olursa projeleriniz de o kadar başarıyla yürüyecektir. Timezeta olarak personelleriniz arasındaki iletişime önem veriyoruz. Oluşabilecek en küçük bir iletişimsizliğin ve bundan kaynaklı oluşabilecek aksamaların önüne geçerek size destek oluyoruz.

Timezeta’yı ücretsiz denemek için: Timezeta

İlginizi çekebilir; proje yönetiminde bütçenin önemi