Proje İzleme Ve Kontrol Süreci

Proje yönetimi, kurumların orta ya da uzun vadeli hedeflerine ulaşabilmek adına yürüttükleri ve genellikle yeni bir ürün veya hizmet yaratmaya çalıştıkları projelerin başarı ile sonuçlanabilmesi adına yapılan bir yönetim faaliyetidir. Alanında uzman bir ya da birden fazla proje yöneticisi ile deneyimli bir proje ekibi tarafından sürdürülen proje yönetiminin birden fazla süreci bulunmaktadır. Proje izleme ve kontrol süreci de bu süreçler arasında önemli bir yer tutmaktadır. Proje izleme ve kontrol süreci de kendi içerisinde alt başlıklara ayrılmaktadır. Projenin istenilen netice ile sonlanabilmesi adına tüm süreçler etkin bir şekilde izlenmeli ve kontrol kaybının söz konusu olduğu durumlara anında müdahale edilmelidir. 

Zaman İzleme

Projeler açısından zaman en önemli unsurlardan biridir. Proje henüz tasarı aşamasındayken, hangi işlemin ne kadar sürede yapılacağı ve totalde projenin hangi tarihte tamamlanacağı da saptanmaya çalışılmaktadır. Belirlenen bu tarihlerde sapma yaşamamak adına, zaman izleme konusunda büyük hassasiyet gösterilmelidir. Proje yönetiminde zaman izlemesi yapılırken, belirlenen zaman çizelgesinin dışına çıkılıp çıkılmadığına, ilerleyen aşamalarda zaman kaybı yaşatma ihtimali olan hususların belirlenmesine, zaman performansının ölçümlenmesine öncelikli olarak dikkat edilmesi gereklidir. Zaman izleme konusunda Kazanılmış Değerler Analizi tekniğinden yararlanmak, daha etkin bir izleme sağlamaktadır. Projede zaman konusunda meydana gelen aksaklıklar, projenin diğer aşamalarında da istenmeyen etkilerin ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Bu yüzden de zaman izleme etkin bir şekilde yapılmalıdır. 

Maliyet İzleme

Proje izleme sürecinde en çok üzerinde durulan hususlardan biri de maliyettir. Tıpkı zamanda olduğu gibi, maliyet konusunda projenin başlangıcında bir bütçe belirlenmekte ve projenin bu bütçeyi aşmadan tamamlanması hedeflenmektedir. Bütçenin doğru kullanımı ve ek maliyet oluşumunun önlenebilmesi adına maliyet izlemenin de doğru bir şekilde yapılması gereklidir. Bunun için öncelikle maliyet değişikliğine neden olabilecek unsurlar belirlenmeli ve bunlara karşı tedbirler alınmalıdır. Ayrıca performans verileri ile yaşanan sapmaların düzeyleri de belirlenmelidir. Bütçe rezervleri izlenmeli ve bütçe kullanımına daha doğru yön verebilmek için bir dizi tedbirler uygulanmalıdır. Uygulanan bu tedbirlerin etki yarattığından emin olabilmek adına daha sonra yeniden kontroller yapılmalıdır. Kazanılmış Değerler Analizi, maliyet izleme konusunda da büyük kolaylıklar getirmektedir. 

Kalite İzleme

Yeni bir ürünün ya da hizmetin ortaya konulması için geliştirilen projelerde kalite olmazsa olmaz unsurlar arasındadır. Proje istenilen sürede ve tahsis edilen bütçe ile tamamlansa bile, kalitesiz ürün ya da hizmetin ortaya konulması başarısızlık göstergesidir. Bu yüzden de hem projenin devam aşamalarında hem de nihai aşamada sıklıkla kalite kontrolleri yapılmalıdır. Eğer projede belirli aralıklarla teslimat yapılması söz konusu ise her teslimatta istenilen standartta ürünlerin sunulduğuna dikkat edilmelidir. Talep edilen kalite düzeyinde olmayan ürünleri teslim etmek ile teslimat yapmamak arasında neredeyse bir fark yoktur. Kalitesizliğe neden olan unsurların ortadan kaldırılabilmesi adına bir dizi tedbirlerin geliştirilmesi ve bu tedbirlerin de etkili olup olmadıklarının incelenmesi önemlidir. Kalite izleme sürecinde çıkarılan derslerin kaydedilmesi ve projenin sonraki aşamalarında ya da farklı projelerde kullanılması da büyük bir olanaktır. 

İlginizi çekebilir; proje uygulama

Risk İzleme

Projelerin uygulanması esnasında bir dizi risk unsuru ortaya çıkmaktadır. Bu risklerin kontrol altında tutulabilmeleri için sürekli olarak izlenmeleri gereklidir. Bunun için daha projenin başlangıcında risk tanımlaması yapılmalıdır. Yapılan tanımlamalar doğrultusunda sürekli olarak risklerin denetim altında tutulması ve kontrolden çıkma ihtimallerine karşın bir dizi tedbirlerin hazırda bekletilmesi elzemdir. İhtimal dahilinde olan risklerin gerçekleşmesi, projede büyük aksaklıkların ortaya çıkmasına ve hatta bazı durumlarda tamamıyla projenin sonlanmasına neden olabilmektedir. Ayrıca risk tanımlarının yeni gelişen durumlar karşısında güncellenmesine de özen gösterilmelidir. 

İletişim izleme

Bir projenin başarıya ulaşmasındaki en önemli etkenlerden biri iletişimdir. Proje ekibi içerisinde etkin bir iletişimin olması, proje süreçlerinin daha hızlı yürümesine ve projedeki belirsizliklerin ortadan kalkmasına neden olmaktadır. Bu yüzden de diğer tüm süreçlerde olduğu gibi iletişim sürecinde de izleme yapılmalı ve aksaklıkların giderilmesi adına gerekli tedbirler alınarak hayata geçirilmelidir. Bu doğrultuda iletilerin doğru zamanda doğru kişilere ulaşıp ulaşmadığına odaklanılmalıdır. Zira proje yönetiminde esneklik ve anlık iletişim olguları büyük öneme sahiptir. Ayrıca projede kullanılan iletişim araçlarının gereksinimleri karşılayıp karşılamadıklarına da dikkat edilmelidir.

Sonuç olarak, projenin istenilen netice ile sonlanabilmesi adına tüm süreçler etkin bir şekilde izlenmeli ve kontrol kaybının söz konusu olduğu durumlara anında müdahale edilmelidir. Proje izleme sürecinin alt başlıklarına dikkat ederek kendi projelerinize uyarlayabilirsiniz. Tüm karmaşadan uzak sürecinizi yönetmek için Timezeta‘yi ziyaret edebilir; projelerinizi tanımlayarak başarılı proje yönetimine başlayabilirsiniz.

Ücretsiz denemek için; Timezeta

İlginizi çekebilir: Proje yönetiminde süre kısaltma teknikleri